Wieso gibt es eigentlich keine E-Mail-Schreibkurse? Die elektronische Post ist unser häufigstes Kommunikationsmittel – und man kann beim Verfassen massenhaft Fehler machen. Hier meine Tipps, wie man viele dieser Fehler vermeidet.

Es gehört schon eine Menge Training dazu, damit eine E-Mail wirklich gut wird.

Es gehört schon eine Menge Training dazu, damit eine E-Mail wirklich gut wird. (Photo by Mike Wilson on Unsplash)

 

Dabei will ich gar nicht auf formale Punkte wie „korrekte Anrede“ und „Pflichtangaben in der Signatur“ eingehen. Das macht ihr ohnehin schon gut genug. Mir geht es darum, wie eine Botschaft – von der Betreffzeile bis zur Signatur – den Empfänger so erreicht, dass der damit etwas anfangen kann. Mindestens jede geschäftliche E-Mail hat immer ein Ziel. Ich möchte helfen, dass dies erreicht wird.

Ich habe das in die zeitlichen Kapitel einer E-Mail-Versendung aufgeteilt. Also, los geht’s!

Das Ziel: Warum überhaupt diese E-Mail schreiben?

E-Mails schreiben

Was ist der Grund, warum du eine E-Mail schreiben willst? (Photo by Christin Hume on Unsplash)

Wie jedes anderswo geschrieben Wort sollte auch eine E-Mail ein Ziel verfolgen. Das tun die meisten vermutlich auch – doch vermutlich ist dieses Ziel nicht einmal dem Autor wirklich bewusst. Sonst hätte man manchmal nicht das Gefühl, der Autor übt sich grad im Automatischen Schreiben oder lässt uns an allen seiner Denkschlaufen teilhaben. Das mag für ihn möglicherweise eine therapeutische Wirkung haben – für alle Empfänger ist das ei Problem. Also: Ist das Ziel nicht klar sondern wird es verwässert oder verfälscht, ist eine E-Mail schnell der Start in eine Kommunikation voller Missverständnisse, Verwirrungen und Ärgernisse. Hier eine Auswahl von möglichen Zielen:

  • Der Absender will den Adressaten von einem Ereignis oder einer Entscheidung informieren.
  • Der Absender will den Adressaten um Rat in einer bestimmten Sache bitten.
  • Der Absender möchte vom Adressanten eine Entscheidung in einer bestimmten Sache.
  • Der Absender möchte, dass der Adressat irgend etwas tut.
  • Die Ergebnisse eines Telefonats oder einer Besprechung sollen „fixiert“ werden.
  • Ereignisse sollen beschleunigt oder zumindest in die Erinnerung gerufen werden.
  • Der Absender will einen Adressaten vor anderen Adressaten bloßstellen.

Huch? Der letzte Punkt lässt uns zusammenzucken, gell? Aber genau diesen Eindruck habe ich manchmal. Und ich könnte noch weitere „böse“ Absichten einer E-Mail aufzählen. Allerdings soll diese eine genügen. Ich will euch nicht noch „gute“ Ideen für „böse“ Mails geben…

Übrigens: Spätestens hier wird klar, dass ich hier vor allem über geschäftliche E-Mails schreibe. Viele der Punkte gelten natürlich auch für private Mails. Aber nicht so krass.

Jedenfalls gibt es zwei sehr häufige Fehler bei der Zieldefinition von E-Mails:

  • Manchmal möchten wir jemanden nur informieren – doch der begreift das als Aufforderung (oder anders herum). Und, ja, genau das passiert, wenn man sich das selbst vor der Mail nicht wirklich klar macht.
  • Manchmal hat man mehrere Ziele und will zum Beispiel zwei Absender von der aktuellen Situation informieren und einen dritten dazu bringen, etwas zu tun. Nun, bist du dir in diesem Fall wirklich sicher, dass du nicht eigentlich jemanden bloßstellen wolltest? Und: Ist dies alles in deiner E-Mail wirklich klar formuliert?

Mein Vorschlag ist, die Sache so zu sehen: Wie bei fast bei jedem beruflichen und privaten „Projekt“ wird das Ziel recht einfach erreichbar, wenn man es sich selbst zu Beginn formuliert hat. Also atme vorher kurz durch und überlege, was du eigentlich mit dieser E-Mail bezwecken willst.

Über den richtigen Zeitpunkt, eine E-Mail zu schreiben

Hier nun einige Regeln, die ich selbst versuche, zu befolgen. Ich weiß nicht, ob sie allgemeingültig und in beruflicher Hinsicht für alle Branchen kopierbar sind. Doch vielleicht helfen sie dir.

  1. (Mindestens) im beruflichen Umfeld nur zu üblichen Bürozeiten mailen: Wenn mir ein Kunde Freitag abends um 23 Uhr eine E-Mail mit einer Handlungsaufforderung schickt, dann fühle ich mich einerseits davon unter Druck gesetzt. Außerdem habe ich aber das Gefühl, dass dieser Mensch dringend seinen Job wechseln sollte. Schafft er seinen Job nicht mehr in der üblichen Arbeitszeit? Das ist kein gutes Zeichen. Und weil das anderen ähnlich geht, versende ich meine E-Mails immer erst zu den Bürozeiten – selbst, wenn ich mal am Abend oder am Wochenende gearbeitet habe.
  2. Wichtige E-Mails immer erst am nächsten Tag schicken: Aus psychologischen Studien wissen wir, dass uns der Schlaf nicht nur erfrischt, sondern wichtig für die Verarbeitung von Ereignissen wichtig ist. Wer also einen wichtigen Impuls oder einen starken Affekt verspürt und dies in einer E-Mail formulieren möchte, sollte diese nicht gleich weg schicken sondern sie am nächsten Morgen noch mal durchlesen. Das macht jeden Gedanken runder, besser und erklärbarer.
  3. Antworten innerhalb von „n“ bis 24 Stunden: Mit „n“ meine ich einen gut ausgewogenen Abstand zur empfangenen E-Mail. Denn wer immer sofort antwortet, spielt schnell sinnloses E-Mail-Bitzschach und verdaddelt seine Zeit am Mail-Programm wie andere auf Facebook. Gib jeder Antwort angemessene Zeit. Andererseits darf jeder auf eine Antwort innerhalb eines Tages rechnen. Und wenn die eigentliche Antwort so schnell nicht leistbar ist, sorgt eine „Zwischenmail“ mit dem Inhalt „Habe die Nachricht/Frage/Bitte“ bekommen, aber es dauert noch bis…“ für gute Laune beim Empfänger.
  4. Vermeide den Berufsverkehr und die Funklöcher: Selbst bei hoher E-Mail-Sucht gibt es Tageszeiten im Leben eines Angestellten, in denen E-Mails eher untergehen. Das wird sicherlich von Branche zu Branche variieren. Ich jedenfalls versuche Sendezeiten zu vermeiden, in denen der Adressat vermutlich am Arbeitsplatz erscheint – und deshalb eine Menge anderer E-Mails zu bewältigen hat. Ebenso ungünstig dürfte die Zeit rund um die Mittagspause und kurz vor Feierabend sein. Doch, wie gesagt: Schaue, was in DEINER Empfängergruppe am besten funktioniert.
  5. “Fixiermails“ möglichst vor dem Gesprächspartner versenden: Auch, wenn es andersherum bequemer ist, empfehle ich dir, die Fixierung eines wichtigen Gesprächs möglichst selbst und mit den eigenen Worten zu erledigen. Dafür musst du die Mail vor dem Gesprächstpartner geschrieben oder dies von vornherein angeboten haben. Mir geht es dabei nicht darum, den anderen über den Tisch zu ziehen. Aber ich bin arrogant genug, zu glauben, dass ich diese Zusammenfassung besser und präziser formulieren kann. Und dann herrscht schneller Einigkeit.

Die richtigen Empfänger

Vorschlag: Für jeden sinnlosen Empfänger kommen 10 Euro in die Spam-Kasse? Das wird teuer… (Photo by ål nik on Unsplash

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Das ist schnell erzählt: Wenn du genau ein Ziel definiert hast und nicht mehrere übereinander stapelst, schickst du deine E-Mails ohnehin an den richtigen Empfängerkreis. Und trotzdem:

Ich halte es so, dass alle direkt angesprochenen Empfänger (also die, die etwas tuen sollen oder die primär informiert werden) im „An:“-Feld stehen. Alle anderen, die „auch“ informiert werden sollen oder wollen, finden sich im „cc:“-Feld. Dabei dann bitte auch darauf achten, dass z.B. beim Beantworten einer E-Mail an einen Verteiler dies manchmal umkopiert werden muss.

Und für jeden, der ohne guten Grund auf „CC:“ (oder sonstwo) steht, muss du fortan zehn Euro in die „Spamkasse“ zahlen! Das ist vermutlich eines der größten E-Mail-Ärgernisse: Leider, leider machen es sich viele Absender viel zu leicht, indem sie (vor allem sehr lange Mail-Verläufe) an einen viel zu großen Verteiler schicken und erwarten, damit alle zu informieren. Das führt zu zwei möglichen Folgen:

  • Entweder nimmt niemand mehr deine E-Mails ernst und keiner liest mehr mit – selbst, wenn es für ihn wichtig wäre.
  • Oder das ganze Unternehmen sitzt den ganzen Tag vor dem Bildschirm und versucht, alle E-Mails zu lesen und zu verstehen.

Beides ist Mist! Deshalb gehören immer genau die Leute in den Verteiler, die betroffen sind, die etwas zu tun haben, die unbedingt informiert werden müssen und sonst niemand.

Der Betreff, die Anrede und der erste Satz

Wir haben nun also ein Ziel und einen Empfängerkreis. Beides muss (!) sich in der Betreffzeile, in der Anrede und im ersten Satz oder Absatz klar und deutlich wiederfinden.

Wenn der Adressat informiert werden soll, würde das vielleicht so lauten:

Betreff: Ergebnisse des Meetings zum Thema „XY“

Anrede: Hallo/Lieber/Sehr geehrter Klaus,

Erster Satz: damit du auf dem Laufenden bist, fasse ich dir die Ergebnisse unseres Meetings von heute zum Thema „XY“ zusammen.

Sollen drei Personen informiert werden und einer soll etwas tun:

Betreff: Aktuelle Situation „Urlaubsplanung“ mit Bitte um Formatierung

Anrede: Hallo zusammen / Sehr geehrte …,

Erster Satz: unsere Urlaubplanung ist soweit abgeschlossen, dass du, Peter, dies nun in die richtige Form bringen kannst.

Aufgabenplanung für alle Empfänger:

Betreff: Projektstart „Mondflug“: Aufgabenplanung

Anrede: Hallo zusammen / Liebe XXX, sehr geehrter YYYY u.s.w.,

Erster Satz: es gibt viel zu tun für uns alle, hier ein Vorschlag für die Aufgabenverteilung.

Und so weiter. Ich denke, der Kern ist klar: Jeder soll möglichst schnell heraus lesen können, welche Rolle er beim Erreichen des Ziels hat. Und wenn etwas „Dringend“ oder „Eilig“ ist, dann kann man das auch in den Betreff schreiben. Irgendwelche Mail-Formatierungen von Outlook & Co ignoriere – zumindest ich – völlig.

Das kommt euch alles etwas zu direkt und unhöflich vor? Nun, vielleicht muss man die Aufgabenverteilung manchmal vorsichtig formulieren. Doch wenn du bei den Aufgaben wischiwaschi bist, wirst du am Ende alleine mit der Verantwortung da stehen. Und ich kenne niemanden (mit dem ich gerne zusammen arbeiten möchte), der für eine klare Anrede und eine klare Aufgabenverteilung nicht dankbar ist.

Die Kernbotschaft formulieren

Vermutlich muss ich darüber nicht ausführlich schreiben. Man könnte so vorgehen: Sage, was du zu sagen hast – und Schluss. Doch das ist etwas verkürzt. Und ich hasse es, eine E-Mail zu empfangen, in der drei Sätze stehen – die ich dann noch selbst interpretieren muss. Das wirkt ruppig und wenig professionell.

Deshalb hier eine Liste möglicher Stilregeln für eine E-Mail:

  • Kurze Wörter, kurze Sätze: Unser Gehirn benötigt viel Energie und sehnt sich nach einfachen Inhalten. Oder sagen wir es mal anders herum: Wer einen langen, komplizierten Satz mit unnötig vielen langen Fremdwörtern schreibt, hat das entweder nicht wirklich durchdacht oder möchte Sand in die Augen der Empfänger streuen. Durchdacht und verständlich wirken klare, kurze Sätze.
  • Ansprache, Sprachstil: Da wir bei einer E-Mail wissen, wer der Empfänger ist, können wir ihn direkt ansprechen – und zwar in der Komplexität, die ihm gerecht wird. Ob du Fremdwörter und einen elaborierten Sprachstil verwendest – wirst du eh wissen. Beachte vielleicht eines: Wenn wir direkt angesprochen werden, reagieren wir intensiver. Wichtige Botschaften und – vor allem – Handlungsaufforderungen sind in einem persönlichen Satz (z.B. „So können Sie vielleicht erkennen, dass…“ oder „Deshalb möchte ich Sie hiermit bitten…“) optimal aufgehoben.
  • Anfang, Mitte, Ende: Über die idealen ersten Sätze habe ich schon weiter oben geschrieben. Nach diesen sollte klar sein, worum es geht. Im Mittelteil wird das Thema dann so ausführlich wie nötig und so kurz wie möglich ausgebreitet. Und am Ende werden die Erkenntnisse bzw. die Handlungsaufforderungen (noch einmal) zusammen gefasst.
  • Strukturierter Text gewinnt: Alles, was den Text/Inhalt strukturiert, macht dem Sender Arbeit – aber hilft dem Empfänger, das Ziel zu erkennen und daran mitzuarbeiten. Die wichtigsten Elemente hierfür sind wohl Textfettungen für wichtige Stellen, vernünftiges Setzen von Absätzen nach einem Gedankengan und Aufzählungen für alles, was man aufzählen kann. Manchmal lohnen sich Zwischenüberschriften, die dann gefettet werden können.
  • Angemessene Länge: Die Länge einer E-Mail sollte ihrem Inhalt angemessen sein. Am besten ist, keine notwendige Informationen weg zu lassen aber auch nicht zu „labern“.
  • Unnötige Fragen und Sitesteps vermeiden: Wenn dem Autor der E-Mail während des Schreibens eine gute Idee kommt, die aber nichts direkt zur Zielerreichung beiträgt, sollte er sie für sich behalten. Auch Nebenbaustellen und schon lange nicht beantwortete Fragen verwirren mehr als dass sie helfen. Neues Thema, neue E-Mail (und neuer Verteiler).
  • Und natürlich schreiben wir E-Mails in möglichst korrektem Deutsch. Alles andere ist – nicht nur im geschäftlichen Umgang – peinlich.

Wer darin viele Stilregeln für Sachtexte wiederfindet, hat ganz richtig geschaut… Somit gilt, wer einen guten Webtext schreiben kann, der kann auch eine prima E-Mail schreiben. Wobei ich nicht sagen kann, dass Autoren die besseren E-Mail-Schreiber sind. Manche sind geradezu mailfaul. Warum eigentlich?

Ach so, und dann: Smileys oder nicht? Das ist vermutlich Geschmacksache. Ich setzte diese, genauso wie die drei gedankenverlorenen Punkte am Ende eines Satzes schon ab und zu ein. Aber eher selten…. 😉

Vertraulichkeiten? Ja, aber.

Wie schnell ist eine E-Mail an den falschen Adressaten gesendet? Dir ist es auch schon passiert, dass die Autovervollständigung des Mail-Programms den falschen Namen aus dem Adressbuch gezaubert hat. Oder? Und auch du hast schon E-Mails weitergeleitet bekommen, die vom ursprünglichen Autor NICHT für deine Augen geschrieben wurden. Also rechne nicht damit, dass deine E-Mail NUR dort hingelangt, wo du sie hinschicken willst.

Und weil das so ist, versuche ich mich, an folgende Regeln zu halten:

  • Rechne immer damit, dass deine Mail an deinen Konkurrenten weitergeleitet wird.
  • Keine persönlichen negativen Aussagen zu irgendjemanden oder igendwas in eine E-Mail schreiben. Das wird immer telefonisch besprochen.
  • In eine E-Mail gehört nur, was du auch auf dem nächsten Meeting mit den unterschiedlichsten Menschen vorlesen würdest.

Das heißt nicht, dass man keine vertraulichen Informationen verschicken darf. Aber wenn einmal ein Datenleck entsteht, sollte zumindest der inhaltliche Stil gewahrt werden…

Richtig zitieren / beim Thema bleiben

Wenn ein Inhalt zwischen zwei (oder mehr) Personen hin und her geht, wird jede weitere E-Mail komplexer. Das kann gut gehen – aber nur, wenn beide (oder alle) sehr diszipliniert sind. Und das bedeutet:

  • Es wird immer nur das zitiert, das benötigt wird. Und das wird dann jeweils direkt danach kommentiert.
  • Konkrete Aussagen zu konkreten Punkten werden also unter deren Zitate eingefügt (ja, das kann jedes Mail-Programm!)
  • “Re: AW: Re: AW: Re: AW:“ bitte kürzen.

Und, ganz wichtig: Wird ein neuer Adressat in die Kommunikation eingebunden, sollte er nicht alle Mails inklusive derer Antworten durchlesen müssen. Dann muss sich jemand die Mühe machen, das „was bisher geschah“ zusammen zu fassen. Vermutlich ist das dann ohnehin höchste Zeit dafür.

Und, ja, ich hasse E-Mails, in denen mir jemand schreibt „Könntest du uns in dieser Sache einen Rat geben?“ – und drunter hängt eine lange, undurchschaubare Kommunikation.

Handlungsaufforderungen und Aufgabenverteilungen

Trau dich: Schreibe in die E-Mail, wer was genau zu tun hat. Natürlich kannst du das jeweils als Vorschlag formulieren. Aber nur klare Handlungsempfehlungen werden auch tatsächlich gelesen und entsprechend gedeutet. So ein „Jemand sollte mal…“ oder „Vielleicht sollten wir versuchen…“ führt entweder zu gar nichts oder zu der Erwartung, dass du das schon erledigen wirst.

Formuliere also Kernbotschaften und Handlungsaufforderungen immer glasklar und – grafisch – so, dass sie schon beim Überfliegen der Mail wahrgenommen werden. Ich versuche das so:

@andreas: Könntest du bitte die Tabelle vervollständigen und an diesen Verteiler schicken.

@petra: Danach kontrolliere doch bitte die Rechtschreibung und sende alles an den Kunden.

Eine schöne Grußformel

Ein echter Stimmungskiller ist so etwas wie „Vielen Dank schon jetzt für die schnelle Erledigung der angesprochenen Aufgaben.“ Damit nimmst du dem Empfänger die Freiheit, die angesprochene Aufgabe überhaupt anzunehmen (oder abzulehnen). Das ist nicht nur unhöflich sondern auch unklug. Denn möglicherweise hat er eine bessere Idee – aber die wirst du niemals erfahren.

Ansonsten wirkt eine E-Mail persönlicher, wenn keine Standard-Formel wie „Herzliche Grüße“ drunter steht. Warum nicht auch mal „entspannte“, „fröhliche“ oder „gespannte“ Grüße versenden? Du darfst JETZT kreativ sein.

Der Footer

Sogar mit dem Footer kann man ordentlich Blödsinn machen…. (Photo by Siarhei Plashchynski on Unsplash)

Es gibt hier rechtliche Vorgaben zum Beispiel bei Kapitalgesellschaften. Jedoch schon der gegenseitige Respekt sollte folgende Informationen in den Footer zaubern:

  • vollständiger Name
  • ggf. Unternehmen (mit allen Pflichtangaben wie Unternehmensname und die Rechtsform, vollständige Adresse, Website des Unternehmens, zuständiges Registergericht, Registrierungsnummer, die Namen aller Geschäftsführer sowie bei einer AG aller Vorstandsmitglieder und des Vorstandsvorsitzenden)
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Adresse

Und zwar: In jede (!) E-Mail. Immer.

Das ist auch ganz einfach zu begründen. Vermutlich erinnerst du dich auch an die Situation, dass du zu einem Termin gefahren bist – und grade nicht die Hausnummer im Kopf hattest. Oft hat man dann schnell eine E-Mail zur Hand – doch wenn diese keine Adresse nennt, musst du nach dem Unternehmen googeln und evtl. dort im Impressum die Angaben finden. Oder, anderes Beispiel: Du willst eine Rechnung schreiben und musst lange nach der Firmierung suchen. Das nervt! Also: In jede (!) E-Mail gehören all diese Angaben. Lass dies von deinem Mail-Programm automatisieren.

Ach, noch etwas zum Footer: Weil es womöglich „schöner“ ist, bauen manche meiner Adressaten diesen als Bild z.B. als JPG ein. Was könnte schlimmer sein? Denn wird das Bild nicht ordentlich skaliert, erscheint der Mail-Text wie die Spuren von Fliegenfüßen im Smartphone. Du kennst diese schlechte Formatierung, gell? Und, manchmal noch schlimmer: Die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse muss abgeschrieben werden, um verwendet zu werden. Das ist besonders mies, wenn man grad unterwegs ist und diese Daten nur im Telefon hat. Das gehört zu den grausamsten Momenten im digitalen Leben.

Ein ordentlicher Text-Footer dagegen zerstört den Rest der E-Mail nicht und kann zum Telefonieren, Kopieren und Navigieren verwendet werden. Und mit ein paar Einstellungen im Mailprogramm kann er auch „schön“ gemacht werden. Voilá!

Anhänge

Schon allein, um das Vertrauen in die Anhänge zu gewährleisten, sollte jede angehängte Datei im Textteil einer E-Mail angesprochen werden. Seien es Bilder, die vielleicht ohne Begleittext schwer zu verstehen sind, oder Excel-Dateien, in denen man niemals das finden würde, was zum Beispiel eine Aussage in der E-Mail stützt.

Also: Kein Anhang ohne Erläuterung.

Antworten? Ja, aber ohne Stress!

In einer Welt, in der die Spamfilter immer schärfer eingestellt werden, ist es für eine ruckelfreie Kommunikation per E-Mail absolut notwendig, den Eingang von E-Mails zu bestätigen. Das muss aber nicht sofort erfolgen. Ich habe ja weiter oben geschrieben, dass man auf eine E-Mail nach 24 Stunden antworten sollte. Und wenn man noch keine Antwort hat, kann man genau das in diesem Zeitraum formulieren.

Warum eigentlich eine E-Mail und kein Telefonat?

Die Frage kommt dir bekannt vor? Ich möchte kurz vor Schluss noch vermitteln zwischen, äh, nennen wir sie „Jupp“ und „Sepp“: Jupp redet nicht so gern mit Menschen und schreiben immer (!) lieber eine E-Mail als zum Telefon zu greifen. Natürlich kann man ihn anrufen, aber im direkten Gespräch ist er etwas unpräzis und vielleicht sogar unwillig. Der Sepp trägt seine Seele auf der Zunge und kaum hat er einen Gedanken entwickelt, ruft er schon jemanden an. Er hat eine sehr gute Erinnerung, verwechselt aber ab die Ergebnisse verschiedener Telefonat. Und wenn er E-Mails schreibt wirkt das ein bisschen wie Jupp am Telefon: knapp, ungelenk und vor allem sehr kurz.

Natürlich ärgern sich beide über jeweils den anderen. Jupp hält Sepp für einen Schwätzer und sehnt sich nach einer nachvollziehbareren Kommunikation mit dem Kollegen. Und dem Sepp fehlt das Gespräch mit Jupp, er wünscht sich, die Themen erst einmal zu durchdenken bevor Entscheidungen getroffen werden.

Nun, natürlich haben beide recht: Der eine redet zu wenig und der andere scheut sich vor der nachvollziehbaren Kommunikation. Hier ein paar Regeln, anhand derer Jupp und Sepp entscheiden können, wann eine E-Mail und wann ein Telefonat die richtige Wahl ist:

  • Eine Diskussion oder die Weiterentwicklung eines Themas per Telefon ist meist leichter als am Telefon: Bist du dir deiner Sache (noch) nicht so richtig sicher oder willst du einen Konflikt klären, ist dafür ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat vermutlich die richtige Wahl. Das liegt vermutlich vor allem daran, dass man in einer Mail gar nicht so auf den anderen eingehen kann – weil man sich seine Stimmung – von Smileys mal abgesehen – nur theoretisch vorstellen kann.
  • Für Entscheidungen und Handlungsaufforderungen ist die E-Mail vermutlich das Mittel der Wahl: In einem Telefonat hört jeder das, was er will. Deshalb kann das Ergebnis sehr unscharf sein. Allerdings gilt diese Regel nur unter diesen Voraussetzungen: Erstens muss die E-Mail entsprechend klar formuliert sein. Und zweitens sollten schwierige Entscheidungen und einseitige Handlungsaufforderungen vermutlich vorher mit dem Betroffenen besprochen werden – und in der E-Mail werden sie fixiert.
  • Spätestens nach drei oder vier Antwort-Runden könnte ein Telefonat die Situation schnell klären: Vor allem, wenn einer von beiden nicht schnell und ganz offenbar einsilbig antwortet, sollten man sich gegenseitig ein längeres Mail-Schach nicht antuen…
  • Ein Telefonat führt zu spontanen, eine E-Mail zu überlegten Ergebnissen: Je nach vorliegendem Thema kann es sinnvoll sein, schnell mal eine spontane Reaktion abzufragen – oder um eine gut überlegte.
  • Wenn der andere grad jetzt keine Zeit hat, ist die E-Mail fast immer überlegen: Gesprächspartner, die viel in Besprechungen sind, brauchen manchmal eine kurze E-Mail mit einer Terminanfrage oder dem Thema. Was auf keinen (!) Fall reicht, ist ein Anruf mit Rufnummerübermittlung und der Erwartungshaltung, dass der schon zurück ruft.

Ein letzter Rat für ein besseres Leben

Soweit alles klar, oder. Nur noch ein Gedanke zur reibungsfreien E-Mailerei: Seit ich darauf achte, (fast) alle E-Mail erst einmal etwas liegen zu lassen, geht es mir und meinen Mitmailern besser. Und das gilt nicht nur für ganz wichtige Mails (die ja, siehe oben, über Nach liegen sollten) sondern auch für ganz einfache Antworten. Auch bei diesen tut es gut, noch eimal über die Sache nachzudenken und unser Unterbewusstsein ein wenig damit zu beschäftigen.

Und überhaupt: Wenn du jede E-Mail sofort beantwortest, muss dein Mailpartner von dir denken, du hast ansonsten nichts zu tun. Das wäre doch schade, oder?

Mehr lesen? Gerne:

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