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E-Mails: Wann, was und wie schreiben? Ein Ratgeber

Wieso gibt es eigentlich keine E-Mail-Schreibkurse? Die elektronische Post ist unser häufigstes Kommunikationsmittel – und man kann beim Verfassen massenhaft Fehler machen. Hier meine Tipps, wie man Fehler vermeidet und das Beste aus der elektronischen Korrespondenz holt.

Es gehört schon eine Menge Training dazu, damit eine E-Mail wirklich gut wird.
Es gehört viel Training und ein gutes Augenmaß dazu, eine wirklich gute E-Mail zu schreiben. (Photo by Mike Wilson on Unsplash)

Es wird hier nicht viel um formale Punkte wie „korrekte Anrede“ und „Pflichtangaben in der Signatur“ gehen. Das steht schon woanders. Mir geht es darum, wie eine Botschaft – von der Betreffzeile bis zur Signatur – den Empfänger so erreicht, dass der damit etwas anfangen kann. Mindestens jede geschäftliche E-Mail hat immer ein Ziel. Ich möchte helfen, dass dies erreicht wird.

Ich habe das in die zeitlichen Kapitel einer E-Mail-Versendung aufgeteilt. Also, los geht’s!

Wann du keine E-Mail schreiben willst

Es gibt gute Gründe KEINE E-Mail zu schreiben. Die zwei großen Konkurrenten der E-Mail sind natürlich das Telefonat (gerne auch per Video) und die Messenger (von WhatApp bis Wire). Korrekterweise müssen auch Ticket-Systeme und Wikis wie Jira und Confluence genannt werden. Denn diese haben Funktionen, die teils das Mail-Aufkommen entweder deutlich reduzieren oder erhöhen. Hier eine Abgrenzung:

Mail vs. Telefonat

Nun, grundsätzlich gibt es zwei Archetypen in der Kommunikation: die einen schreiben gerne und stöhnen bei jedem Telefonklingeln, die anderen rufen immer an und suchen immer das persönliche Gespräch.

Kurz gesagt: Wenn die beiden miteinander zu tun haben, wird das immer schwierig sein. Denn beide haben jeweils hervorragende Gründe für ihr Vorgehen. Denn natürlich sind E-Mail nachvollziehbarer, geben mehr Zeit bei der Formulierung und treffen den Empfänger nicht unvorbereitet. Andererseits lassen sich Zwischentöne nur im direkten Gespräch erfahren und ein bisschen Ungenauigkeit erhöht manchmal sogar die Zuverlässigkeit.

Ein paar Regeln, wann eine E-Mail und wann ein Telefonat die richtige Wahl ist:

  • Eine Diskussion oder die Weiterentwicklung eines Themas per Telefon ist meist leichter als am Telefon: Bist du dir deiner Sache (noch) nicht so richtig sicher oder willst du einen Konflikt klären, ist dafür ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat die richtige Wahl. Das liegt vor allem daran, dass man in einer Mail nicht so auf den anderen eingehen kann – weil man sich seine Stimmung – von Smileys mal abgesehen – nur vorstellen kann.
  • Für Entscheidungen und Handlungsaufforderungen ist die E-Mail das Mittel der Wahl: In einem Telefonat hört jeder das, was er will. Deshalb kann das Ergebnis unscharf sein. Allerdings gilt dies nur unter bestimmten Voraussetzungen: Erstens muss die E-Mail klar formuliert sein. Und zweitens sollten schwierige Entscheidungen und Handlungsaufforderungen vorher mit dem Betroffenen besprochen werden – in der E-Mail werden sie fixiert.
  • Spätestens nach drei oder vier Antwort-Runden wird ein Telefonat die Situation schnell klären: Vor allem, wenn einer von beiden nicht schnell aber einsilbig antwortet. Dann müssen die Alarmglocken klingeln.
  • Ein Telefonat führt zu spontanen, eine E-Mail zu überlegten Ergebnissen: Je nach vorliegendem Thema kann es sinnvoll sein, schnell eine spontane Reaktion abzufragen – oder um eine gut überlegte.
  • Wenn der andere jetzt keine Zeit hat, ist die E-Mail immer überlegen: Gesprächspartner, die viel in Besprechungen sind, brauchen manchmal eine kurze E-Mail mit einer Terminanfrage oder dem Thema. Was auf keinen (!) Fall reicht, ist ein Anruf mit Rufnummerübermittlung und der Erwartungshaltung, dass der schon zurückruft.

Mail vs. Messenger

Manchmal denke ich, dass WhatApp oder Wire eine Mischung aus Telefonat und E-Mail sind – aber nur das Schlechteste aus beiden vereinen.

  • Wer konzentriert arbeiten will, wird von einem Posting immer gestört und man hat den Eindruck, schneller darauf antworten zu müssen als auf eine Mail.
  • Die Archivierungs-Funktion (und damit die Verlässlichkeit und auch die Asynchronität) der E-Mail ist einfach nicht gegeben.
  • Ich persönlich arbeite nach dem Prinzip der leeren Mailbox – das funktioniert mit mehreren Messengern einfach nicht.
  • Habe ich eine Nachricht auf WhatsApp gelesen, geht sie schnell vergessen, weil es kein „Postfach“ gibt, in der ich ihr wieder begegne.

Ich könnte noch weiter machen. Doch es gibt auch Vorteile: Bei der verteilten Teamarbeit gibt einem z.B. Slack das Gefühl von Verbundenheit und die Möglichkeit, zu plappern. Das ist auch notwendig.

Deshalb meine Empfehlung: Alle wichtigen Themen und Entscheidungen werden per E-Mail (siehe unten, wie) kommuniziert. Der Messenger läuft teamgerecht nebenher – aber es wird von allen akzeptiert, wenn er auch mal ausgeschaltet ist. Wer also ausschaltet ist NICHT draußen 🙂

Collaboration vs. E-Mail

Damit meine ich Tools wie Jira, Trello, Confluence u.s.w.: Das sind sehr mächtige Tools. Doch wir dürfen nicht vergessen, dass es Tools aus der Softwareentwicklung sind. Das hat zunächst wenig mit ihrer Nützlichkeit, sondern mehr mit der Arbeitsweise und der Komplexität zu tun. Dieses Fass will ich aber nicht aufmachen. Ich möchte vor allem die Schnittstellen zwischen Collaborations-Tools und E-Mails definieren:

  • Spätestens ab einer gewissen Größe müssen Seiten oder Tasks „abonniert“ werden. Nutze dies sparsam aber zuverlässig. Denn du musst dafür sorgen, dass du die Benachrichtigung-Mails auch noch ernst nimmst, wenn das Projekt größer wird…
  • Definiert die Grenze zwischen Tasks, Confluence-Seiten und E-Mail-Kommunikation sehr eindeutig: Manchmal ist es schlicht besser, etwas in einer kleineren Runde zu besprechen. Doch wenn mal ein Ticket-System das Haupt-System ist, sollte das die absolute Ausnahme sein.

Der größte Haken an diesen Techniken ist, dass es Techniken sind, in die nicht alle schon hineinsozialisiert wurden. Wenn du morgens nur noch Slack und und dein Jira-Board checkst, habe bitte Verständnis für alle anderen, die auch gerne mit E-Mail und Telefon arbeiten. Merke: E-Mail ist NICHT das neue Fax und wird nicht aussterben.

Das Ziel: Warum überhaupt diese E-Mail schreiben?

Nun zur Sache. Du möchtest/musst/kannst eine E-Mail schreiben. Bevor du Outlook, Mail oder sonstwas öffnest, denke kurz nach (siehe oben), ob die Kommunikation per E-Mail angemessen ist. Ist dies der Fall, werden diese Überlegungen wichtig:

E-Mails schreiben
Was ist der Grund, warum du eine E-Mail schreiben willst? (Photo by Christin Hume on Unsplash)

Wie jedes anderswo geschrieben Wort sollte auch eine E-Mail ein Ziel verfolgen. Das tun die meisten Mails auch – doch häufig ist dieses Ziel nicht bewusst. Denn manchmal hat man das Gefühl, der Autor übt sich im Automatischen Schreiben und lässt uns an seiner Denkschlaufen teilhaben. Das mag für ihn eine therapeutische Wirkung haben – für alle Empfänger ist das ein Problem. Also: Ist das Ziel nicht klar, sondern verwässert oder verfälscht, ist eine E-Mail schnell der Start in eine Kommunikation voller Missverständnisse, Verwirrungen und Ärgernisse. Hier eine Auswahl von möglichen Zielen:

  • Der Absender will den Adressaten von einem Ereignis oder einer Entscheidung informieren.
  • Der Absender will den Adressaten um Rat in einer bestimmten Sache bitten.
  • Der Absender möchte vom Adressanten eine Entscheidung in einer bestimmten Sache.
  • Der Absender möchte, dass der Adressat irgend etwas tut.
  • Die Ergebnisse eines Telefonats oder einer Besprechung sollen „fixiert“ werden.
  • Ereignisse sollen beschleunigt oder zumindest in die Erinnerung gerufen werden.
  • Der Absender will einen Adressaten vor anderen Adressaten bloßstellen.

Huch? Der letzte Punkt lässt uns zusammenzucken, gell? Doch manchmal ist eine solche Bloßstellung das Ziel. Ich könnte noch weitere „böse“ Absichten einer E-Mail aufzählen. Allerdings soll diese eine genügen. Ich will euch nicht noch „gute“ Ideen für „böse“ Mails geben…

Übrigens: Spätestens hier wird klar, dass ich hier über geschäftliche E-Mails schreibe. Viele der Punkte gelten zwar auch für private Mails. Aber nicht so krass.

Jedenfalls gibt es zwei häufige Fehler bei der Zieldefinition:

  • Manchmal möchten wir jemanden nur informieren – doch der begreift das als Aufforderung (oder anders herum). Und, ja, genau das passiert, wenn die Mail nicht klar formuliert ist.
  • Manchmal hat man mehrere Ziele und will etwa zwei Absender von der aktuellen Situation informieren und einen dritten dazu bringen, etwas zu tun. Das kann peinlich (für den dritten) enden. Willst du das? Und: Ist dies alles in deiner E-Mail wirklich klar formuliert?

Wie bei fast bei jedem beruflichen und privaten „Projekt“ wird das Ziel recht einfach erreichbar, wenn man es sich zu Beginn formuliert. Also atme kurz durch und überlege, was du mit dieser E-Mail bezwecken willst.

Über den richtigen Zeitpunkt, eine E-Mail zu schreiben

Hier einige Regeln, die ich versuche, zu befolgen. Ich weiß nicht, ob sie allgemeingültig und in beruflicher Hinsicht kopierbar sind. Doch vielleicht helfen sie dir.

  1. (Mindestens) im beruflichen Umfeld nur zu üblichen Bürozeiten mailen: Wenn mir ein Kunde Freitag abends um 23 Uhr eine E-Mail mit einer Handlungsaufforderung schickt, dann fühle ich mich einerseits davon unter Druck gesetzt. Außerdem habe ich das Gefühl, dass dieser Mensch dringend den Job wechseln sollte. Und weil sich meine Adressaten solche Gedanken nicht über mich machen sollen, versende ich meine E-Mails zu den Bürozeiten – selbst, wenn ich am Abend oder am Wochenende arbeite.
  2. Wichtige E-Mails immer erst am nächsten Tag schicken: Aus psychologischen Studien wissen wir, dass uns der Schlaf nicht nur erfrischt, sondern wichtig für die Verarbeitung von Ereignissen ist. Wer einen wichtigen Impuls oder einen starken Affekt verspürt und dies in einer E-Mail formulieren möchte, sollte diese nicht gleich weg schicken, sondern sie am nächsten Morgen noch mal lesen. Das macht jeden Gedanken runder, besser und erklärbarer.
  3. Antworten innerhalb von „n“ bis 24 Stunden: Mit „n“ meine ich einen gut ausgewogenen Abstand zur empfangenen E-Mail. Denn wer sofort antwortet, spielt schnell sinnloses E-Mail-Bitzschach und verdaddelt seine Zeit am Mail-Programm wie andere auf Facebook. Gib jeder Antwort ihre angemessene Zeit. Andererseits darf jeder auf eine Antwort innerhalb eines Tages rechnen. Und wenn die eigentliche Antwort so schnell nicht leistbar ist, sorgt eine „Zwischenmail“ mit dem Inhalt „Habe die Nachricht/Frage/Bitte“ bekommen, aber es dauert noch bis…“ für gute Laune beim Empfänger.
  4. Vermeide den Berufsverkehr und die Funklöcher: Selbst bei hoher E-Mail-Sucht gibt es Tageszeiten im Leben eines Angestellten, in denen E-Mails eher untergehen. Das wird sicherlich variieren. Ich jedenfalls versuche Sendezeiten zu vermeiden, in denen der Adressat vermutlich am Arbeitsplatz erscheint – und deshalb eine Menge anderer E-Mails zu bewältigen hat. Ebenso ungünstig ist die Zeit rund um die Mittagspause und kurz vor Feierabend. Doch, wie gesagt: Schaue, was in DEINER Empfängergruppe am besten funktioniert.
  5. “Fixiermails“ möglichst vor dem Gesprächspartner versenden: Auch, wenn es andersherum bequemer ist, empfehle ich, die Fixierung eines wichtigen Gesprächs möglichst selbst und mit eigenen Worten zu erledigen. Mir geht es dabei nicht darum, den anderen über den Tisch zu ziehen. Aber ich bin arrogant genug, zu glauben, dass ich diese Zusammenfassung besser und präziser formulieren kann. Und dann herrscht schneller Einigkeit.

Die richtigen Empfänger

Vorschlag: Für jeden sinnlosen Empfänger kommen 10 Euro in die Spam-Kasse? Das wird teuer…

Das ist schnell erzählt: Wenn du genau ein Ziel definiert hast und nicht mehrere übereinander stapelst, schickst du deine E-Mails ohnehin an den richtigen Empfängerkreis. Und trotzdem:

Ich halte es so, dass alle direkt angesprochenen Empfänger (also die, die etwas tun sollen oder die primär informiert werden) im „An:“-Feld stehen. Alle anderen, die „auch“ informiert werden sollen oder wollen, finden sich im „cc:“-Feld. Dabei dann bitte auch darauf achten, dass dies z.B. beim Beantworten einer E-Mail an einen Verteiler umkopiert werden muss.

Und für jeden, der ohne guten Grund auf „CC:“ (oder sonstwo) steht, muss du fortan zehn Euro in die „Spamkasse“ zahlen! Das ist vermutlich eines der größten E-Mail-Ärgernisse: Leider, leider machen es sich viele Absender viel zu leicht, indem sie (vor allem sehr lange Mail-Verläufe) an einen viel zu großen Verteiler schicken und erwarten, damit alle zu informieren. Das führt zu zwei möglichen Folgen:

  • Entweder nimmt niemand mehr deine E-Mails ernst und keiner liest mehr mit – selbst, wenn es für ihn wichtig wäre.
  • Oder das ganze Unternehmen sitzt den ganzen Tag vor dem Bildschirm und versucht, alle E-Mails zu lesen und zu verstehen.

Beides ist Mist! Deshalb gehören genau die Leute in den Verteiler, die betroffen sind, die etwas zu tun haben, die unbedingt informiert werden müssen. Und sonst niemand.

Der Betreff, die Anrede und der erste Satz

Wir haben nun also ein Ziel und einen Empfängerkreis. Beides muss (!) sich in der Betreffzeile, in der Anrede und im ersten Satz oder Absatz klar und deutlich wiederfinden.

Wenn der Adressat informiert werden soll, würde das vielleicht so lauten:

Betreff: Ergebnisse des Meetings zum Thema „XY“

Anrede: Hallo/Lieber/Sehr geehrter Klaus,

Erster Satz: damit du auf dem Laufenden bist, fasse ich dir die Ergebnisse unseres Meetings von heute zum Thema „XY“ zusammen.

Sollen drei Personen informiert werden und einer soll etwas tun:

Betreff: Aktuelle Situation „Urlaubsplanung“ mit Bitte um Formatierung

Anrede: Hallo zusammen / Sehr geehrte …,

Erster Satz: unsere Urlaubplanung ist soweit abgeschlossen, dass du, Peter, dies nun in die richtige Form bringen kannst.

Aufgabenplanung für alle Empfänger:

Betreff: Projektstart „Mondflug“: Aufgabenplanung

Anrede: Hallo zusammen / Liebe XXX, sehr geehrter YYYY u.s.w.,

Erster Satz: es gibt viel zu tun für uns alle, hier ein Vorschlag für die Aufgabenverteilung.

Und so weiter. Ich denke, der Kern ist klar: Jeder soll möglichst schnell heraus lesen können, welche Rolle er beim Erreichen des Ziels hat. Und wenn etwas „Dringend“ oder „Eilig“ ist, dann kann man das auch in den Betreff schreiben. Irgendwelche Mail-Formatierungen von Outlook & Co ignoriere – zumindest ich – völlig.

Das kommt euch alles etwas zu direkt und unhöflich vor? Nun, vielleicht muss man die Aufgabenverteilung manchmal vorsichtig formulieren. Doch wenn du bei den Aufgaben wischiwaschi bist, wirst du am Ende alleine mit der Verantwortung da stehen. Und ich kenne niemanden (mit dem ich gerne zusammen arbeiten möchte), der für eine klare Anrede und eine klare Aufgabenverteilung nicht dankbar ist.

Die Kernbotschaft formulieren

Eine Kernbotschaft ist eigentlich einfach: Sage, was du zu sagen hast – und Schluss. Doch das ist verkürzt. Und ich hasse es, eine E-Mail zu empfangen, in der drei Sätze stehen – die ich noch selbst interpretieren muss. Das wirkt ruppig und wenig professionell.

Deshalb hier eine Liste möglicher Stilregeln für eine E-Mail:

  • Kurze Wörter, kurze Sätze: Unser Gehirn benötigt viel Energie und sehnt sich nach einfachen Inhalten. Oder andersherum: Wer einen langen, komplizierten Satz mit vielen Fremdwörtern schreibt, hat das entweder nicht durchdacht oder möchte Sand in die Augen der Empfänger streuen. Gute Sätze sind durchdacht und verständlich.
  • Ansprache, Sprachstil: Da wir bei einer E-Mail wissen, wer der Empfänger ist, können wir ihn direkt ansprechen – und zwar in der Komplexität, die ihm gerecht wird. Ob du Fremdwörter und einen elaborierten Sprachstil verwendest – wirst du eh wissen. Beachte vielleicht eines: Wenn wir direkt angesprochen werden, reagieren wir intensiver. Wichtige Botschaften und – vor allem – Handlungsaufforderungen sind in einem persönlichen Satz (z.B. „So können Sie vielleicht erkennen, dass…“ oder „Deshalb möchte ich Sie hiermit bitten…“) optimal aufgehoben.
  • Anfang, Mitte, Ende: Über die idealen ersten Sätze habe ich schon weiter oben geschrieben. Nach diesen sollte klar sein, worum es geht. Im Mittelteil wird das Thema dann so ausführlich wie nötig und so kurz wie möglich ausgebreitet. Und am Ende werden die Erkenntnisse bzw. die Handlungsaufforderungen (noch einmal) zusammen gefasst.
  • Strukturierter Text gewinnt: Alles, was den Text/Inhalt strukturiert, macht dem Sender Arbeit – aber hilft dem Empfänger, das Ziel zu erkennen und mitzuarbeiten. Die wichtigsten Elemente sind wohl Textfettungen für wichtige Stellen, vernünftiges Setzen von Absätzen nach einem Gedankengang und Aufzählungen. Manchmal lohnen sich Zwischenüberschriften, die gefettet werden.
  • Angemessene Länge: Die Länge einer E-Mail sollte ihrem Inhalt angemessen sein. Am besten ist, keine notwendige Informationen wegzulassen aber auch nicht „labern“.
  • Unnötige Fragen und Sitesteps vermeiden: Wenn dem Autor der E-Mail während des Schreibens eine gute Idee kommt, die aber nichts direkt zur Zielerreichung beiträgt, sollte er sie für sich behalten. Auch Nebenbaustellen und schon lange nicht beantwortete Fragen verwirren mehr, als dass sie helfen. Neues Thema, neue E-Mail (und neuer Verteiler).
  • Und natürlich schreiben wir E-Mails in möglichst korrektem Deutsch. Alles andere ist – nicht nur im geschäftlichen Umgang – peinlich.

Wer darin viele Stilregeln für Sachtexte wiederfindet, hat ganz richtig gelesen… Somit gilt: Wer einen guten Webtext schreiben kann, der kann auch eine prima E-Mail schreiben.

Ach so, und dann: Smileys oder nicht? Das ist vermutlich Geschmacksache. Ich setzte diese, genauso wie die drei gedankenverlorenen Punkte am Ende eines Satzes ab und zu ein. Aber eher selten… 😉

Vertraulichkeiten? Ja, aber.

Wie schnell ist eine E-Mail an den falschen Adressaten gesendet? Dir ist es auch schon passiert, dass die Autovervollständigung des Mail-Programms den falschen Namen aus dem Adressbuch gezaubert hat. Oder? Und auch du hast schon E-Mails weitergeleitet bekommen, die vom ursprünglichen Autor NICHT für deine Augen geschrieben wurden. Also rechne nicht damit, dass deine E-Mail NUR dort hingelangt, wo du sie hinschicken willst.

Und weil das so ist, versuche ich mich, an folgende Regeln zu halten:

  • Rechne immer damit, dass deine Mail an deinen Konkurrenten weitergeleitet wird.
  • Keine persönlichen negativen Aussagen zu irgendjemanden oder igendwas in eine E-Mail schreiben. Das wird immer telefonisch besprochen.
  • In eine E-Mail gehört nur, was du auch auf dem nächsten Meeting mit den unterschiedlichsten Menschen vorlesen würdest.

Das heißt nicht, dass man keine vertraulichen Informationen verschicken darf. Aber wenn einmal ein Datenleck entsteht, sollte zumindest der inhaltliche Stil gewahrt werden…

Richtig zitieren / beim Thema bleiben

Wenn ein Inhalt zwischen zwei (oder mehr) Personen hin und her geht, wird jede weitere E-Mail komplexer. Das kann gut gehen – aber nur, wenn beide (oder alle) sehr diszipliniert sind. Und das bedeutet:

  • Es wird immer nur das zitiert, das benötigt wird. Und das wird dann jeweils direkt danach kommentiert.
  • Konkrete Aussagen zu konkreten Punkten werden also unter deren Zitate eingefügt (ja, das kann jedes Mail-Programm!)
  • “Re: AW: Re: AW: Re: AW:“ bitte kürzen.

Und, ganz wichtig: Wird ein neuer Adressat in die Kommunikation eingebunden, sollte er nicht alle Mails inklusive derer Antworten durchlesen müssen. Dann musst du dir die Mühe machen, das „was bisher geschah“ zusammenzufassen. Vermutlich ist das dann ohnehin höchste Zeit dafür.

Und, ja, ich hasse E-Mails, in denen mir jemand schreibt „Könntest du uns in dieser Sache einen Rat geben?“ und drunter hängt eine lange, undurchschaubare Kommunikation.

Handlungsaufforderungen und Aufgabenverteilungen

Trau dich: Schreibe in die E-Mail, wer was zu tun hat. Natürlich kannst du das jeweils als Vorschlag formulieren. Aber nur klare Handlungsempfehlungen werden tatsächlich gelesen und entsprechend gedeutet. So ein „Jemand sollte mal…“ oder „Vielleicht sollten wir versuchen…“ führt entweder zu gar nichts oder zu der Erwartung, dass du das schon erledigen wirst.

Formuliere also Kernbotschaften und Handlungsaufforderungen immer glasklar und – grafisch – so, dass sie schon beim Überfliegen der Mail wahrgenommen werden. Ich versuche das so:

@andreas: Könntest du bitte die Tabelle vervollständigen und an diesen Verteiler schicken?

@petra: Danach kontrolliere doch bitte die Rechtschreibung und sende alles an den Kunden.

Eine schöne Grußformel

Ein echter Stimmungskiller ist so etwas wie „Vielen Dank schon jetzt für die schnelle Erledigung der angesprochenen Aufgaben.“ Damit nimmst du dem Empfänger die Freiheit, die angesprochene Aufgabe überhaupt anzunehmen (oder abzulehnen). Das ist nicht nur unhöflich, sondern unklug. Denn möglicherweise hat er eine bessere Idee – aber die wirst du niemals erfahren.

Ansonsten wirkt eine E-Mail persönlicher, wenn keine Standard-Formel wie „Herzliche Grüße“ drunter steht. Warum nicht auch mal „entspannte“, „fröhliche“ oder „gespannte“ Grüße versenden? Du darfst JETZT kreativ sein.

Der Footer

Sogar mit dem Footer kann man ordentlich Blödsinn machen…. (Photo by Siarhei Plashchynski on Unsplash)

Es gibt hier rechtliche Vorgaben zum Beispiel bei Kapitalgesellschaften. Jedoch schon der gegenseitige Respekt sollte folgende Informationen in den Footer zaubern:

  • vollständiger Name
  • ggf. Unternehmen (mit allen Pflichtangaben wie Unternehmensname und die Rechtsform, vollständige Adresse, Website des Unternehmens, zuständiges Registergericht, Registrierungsnummer, die Namen aller Geschäftsführer sowie bei einer AG aller Vorstandsmitglieder und des Vorstandsvorsitzenden)
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Adresse

Und zwar: In jede (!) E-Mail. Immer.

Das ist gut zu begründen. Vermutlich erinnerst du dich auch an die Situation, dass du zu einem Termin gefahren bist – und nicht die Hausnummer im Kopf hattest. Oft hat man dann schnell eine E-Mail zur Hand – doch wenn diese keine Adresse nennt, musst du nach dem Unternehmen googeln und evtl. dort im Impressum die Angaben finden. Oder, anderes Beispiel: Du willst eine Rechnung schreiben und musst lange nach der Firmierung suchen. Das nervt! Also: In jede (!) E-Mail gehören all diese Angaben. Lass dies von deinem Mail-Programm automatisieren.

Ach, noch etwas zum Footer: Weil es womöglich „schöner“ ist, bauen manche meiner Adressaten diesen als Bild z.B. als JPG ein. Was könnte schlimmer sein? Denn wird das Bild nicht ordentlich skaliert, erscheint der Mail-Text wie die Spuren von Fliegenfüßen im Smartphone. Und, manchmal noch schlimmer: Die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse muss abgeschrieben werden, um verwendet zu werden. Das ist besonders mies, wenn man unterwegs ist und diese Daten nur im Telefon hat. Das gehört zu den grausamsten Momenten im digitalen Leben.

Ein ordentlicher Text-Footer dagegen zerstört den Rest der E-Mail nicht und kann zum Telefonieren, Kopieren und Navigieren verwendet werden. Und mit ein paar Einstellungen im Mailprogramm kann er auch „schön“ gemacht werden. Voilá!

Anhänge

Schon allein, um das Vertrauen in die Anhänge zu gewährleisten, sollte jede angehängte Datei im Textteil einer E-Mail angesprochen werden. Seien es Bilder, die vielleicht ohne Begleittext schwer zu verstehen sind, oder Excel-Dateien, in denen man niemals das finden würde, was zum Beispiel eine Aussage in der E-Mail stützt.

Also: Kein Anhang ohne Erläuterung.

Antworten? Ja, aber ohne Stress!

In einer Welt, in der die Spamfilter immer schärfer eingestellt werden, ist es für eine ruckelfreie Kommunikation per E-Mail absolut notwendig, den Eingang von E-Mails zu bestätigen. Das muss aber nicht sofort erfolgen. Ich habe weiter oben geschrieben, dass man auf eine E-Mail nach 24 Stunden antworten sollte, selbst wenn man noch nicht detailliert darauf antworten kann.

Ein letzter Rat für ein besseres Leben

Soweit alles klar, oder. Nur noch ein Gedanke zur reibungsfreien E-Mailerei: Seit ich darauf achte, (fast) alle E-Mail etwas liegenzulassen, geht es mir und meinen Mitmailern besser. Und das gilt nicht nur für wichtige Mails (die ja, siehe oben, über Nacht liegen sollten), sondern auch für ganz einfache Antworten. Auch bei diesen tut es gut, noch einmal über die Sache nachzudenken und unser Unterbewusstsein ein wenig damit zu beschäftigen.

Und überhaupt: Wenn du jede E-Mail sofort beantwortest, muss dein Mailpartner von dir denken, du hast ansonsten nichts zu tun. Das wäre doch schade, oder?

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