Die E-Mail ist heute das wichtigste Kommunikations-Medium. Nicht nur im Job, auch privat. Und trotzdem erhalten wir viele schlecht formulierte, unklar aufgebaute und sinnlose E-Mails. Vermutlich könnte die Weltwirtschaft Milliarden Euro sparen, wenn sich alle an die einfachen E-Mail-Regeln halten würden. Du wirst sehen, das kostet weder Zeit noch Mühsal. Und spart viel Nerven.
Der wichtigste Tipp vorab: Eine klar formulierte E-Mail hilft nicht nur dem Empfänger, sondern auch dir als Versender. Denn damit sparst auch du viel Zeit (für Nachfragen) und erreichst schneller das gewünschte Ergebnis. Es lohnt sich also.
Wann du KEINE E-Mail schreiben solltest
Es gibt gute Gründe, KEINE E-Mail zu schreiben. Die zwei großen Konkurrenten der E-Mail sind das Telefonat (gerne auch per Video) und Messenger (von WhatApp über Slack bis Wire). Korrekterweise müssen auch Ticket-Systeme und Wikis wie Jira und Confluence genannt werden. Diese haben Funktionen, die das Mail-Aufkommen entweder deutlich reduzieren oder erhöhen könnten. Hier eine Abgrenzung:
Mail vs. Telefonat
Es gibt offenbar zwei Archetypen in der Kommunikation: die einen schreiben gerne und stöhnen bei jedem Telefonklingeln, die anderen rufen immer an und suchen immer das persönliche Gespräch.
Kurz gesagt: Beide haben recht – und unrecht. Vermutlich könnte die Weltwirtschaft Milliarden Euro sparen, wenn alle dann E-Mail schreiben, wenn das sinnvoll ist und das Gespräch suchen, wenn ein solches nötig ist. :
- Eine Diskussion oder ein Brainstorming per Telefon ist leichter als am Telefon: Bist du dir deiner Sache (noch) nicht so sicher oder willst du einen Konflikt klären, ist ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat die richtige Wahl. Das liegt daran, dass man in einer Mail nicht so auf den anderen eingehen kann.
- Für Entscheidungen und Handlungsaufforderungen ist die E-Mail das Mittel der Wahl: In einem Telefonat hört jeder das, was er will. Deshalb wird das Ergebnis unscharf sein. Allerdings muss auch eine E-Mail klar formuliert, um diesen Zweck zu rechtfertigen. Und natürlich sollten schwierige Entscheidungen und Handlungsaufforderungen vorher mit dem Betroffenen besprochen werden – in der E-Mail werden sie fixiert.
- Geht ein Theme dreimal hin und her, wird es Zeit für ein Telefvonat: Vor allem, wenn eine Seite einsilbig antwortet. Dann klingeln die Alarmglocken.
- Ein Telefonat führt zu spontanen, eine E-Mail zu überlegten Ergebnissen: Je nach vorliegendem Thema kann es sinnvoll sein, eine spontane Reaktion abzufragen – oder um eine gut überlegte.
- Wenn der andere wenig Zeit hat, ist die E-Mail immer überlegen: Gesprächspartner, die viel in Besprechungen sind, brauchen manchmal eine kurze E-Mail für eine Entscheidung – und kein Telefonat mit Small-Talk und allem Drum und Dran.
Mail vs. Messenger
WhatApp oder Wire sind ja eine Mischung aus Telefonat und E-Mail – aber nur das Schlechteste aus beiden WElten.
- Wer konzentriert arbeiten will, wird von einem Posting immer gestört und man hat den Eindruck, schneller darauf antworten zu müssen als auf eine Mail.
- Die Archivierungs-Funktion (und damit die Verlässlichkeit) ist nicht gegeben.
- Ich persönlich arbeite nach dem Prinzip der leeren Mailbox – das funktioniert mit mehreren Messengern nicht.
- Habe ich eine Nachricht auf WhatsApp gelesen, geht sie schnell vergessen, weil es kein „Postfach“ gibt, in der ich ihr wieder begegne.
Ich könnte noch weiter machen. Zugegeben, es gibt auch Vorteile der Messenger: Bei verteilter Teamarbeit gibt einem z.B. Slack das Gefühl von Verbundenheit und die Möglichkeit, zu plappern. Das ist auch notwendig. Doch nur bei guten und klaren Regeln.
Deshalb meine Empfehlung: Alle wichtigen Themen und Entscheidungen werden per E-Mail (siehe unten, wie) kommuniziert. Der Messenger läuft teamgerecht nebenher – kann aber jederzeit auch ausgeschaltet werden.
Collaboration-Tools vs. E-Mail
Damit meine ich Tools wie Jira, Trello, Confluence u.s.w.: Diese mächtige Instrumente der Softwareentwicklung sind längst in den meisten Unternehmen angekommen. Und trotzdem sind Ticket-Systeme und Wikis noch am Anfang. Deshalb funktionieren sie nur unter diesen Regeln:
- Damit die Kommunikation funktioniert, müssen die Seiten oder Tasks „abonniert“ werden. Nutze dies sparsam aber zuverlässig. Jede:r im Unternehmen muss dafür sorgen, dass die Benachrichtigung-Mails ernst genommen werden und nicht als Spam ohne Weiteres gelöscht werden…
- Definiert die Grenze zwischen Tasks, Confluence-Seiten und E-Mail-Kommunikation sehr eindeutig: Manchmal ist es besser, etwas in einer kleineren Runde zu besprechen. Doch wenn ein Ticket-System das Haupt-System ist, sollte das die absolute Ausnahme sein.
Der größte Haken an diesen Techniken ist, dass es Tools sind, in die nicht alle schon hineinsozialisiert wurden. Wenn du morgens nur noch Slack und dein Jira-Board checkst, habe bitte Verständnis für alle anderen, die auch gerne mit E-Mail und Telefon arbeiten. Merke: E-Mail ist NICHT das neue Fax und wird nicht aussterben.
Warum überhaupt eine E-Mail schreiben?
Nun zur Sache. Du möchtest/musst/kannst eine E-Mail schreiben. Bevor du Outlook, Mail oder Googlemail öffnest, denke kurz nach, ob die Kommunikation per E-Mail angemessen ist. Ist dies der Fall, werden folgende Überlegungen wichtig:
Wie jedes andere geschriebene Wort sollte auch eine E-Mail ein Ziel verfolgen. Das tun die meisten Mails auch – doch…
