Die Kunst, gute Notizen zu machen

Wir machen Notizen, weil uns etwas wichtig erscheint und wir es uns merken wollen. So einfach ist das – und doch so schwer. Denn wer die wichtigen Dinge nicht richtig notiert, wird sie gerade deshalb nicht mehr erinnern.

Wir machen Notizen, weil uns etwas wichtig erscheint und wir es uns merken wollen. So einfach ist das – und doch so schwer. Denn wer die wichtigen Dinge nicht richtig notiert, wird sie gerade deshalb nicht mehr erinnern.

Welcher Notiz-Typ bist du?

In Meetings und im Alltag können wir vier unterschiedliche Notiz-Typen treffen:

• Erstens die Elefant:innen, die sich alles merken können und nichts aufschreiben. Oft sind sie sehr präsent und bringen das Meeting voran. Und ein paar Tage später wissen sie nicht mehr, was besprochen wurde… Zwar bleiben die Kernfragen in ihrer Erinnerung – aber nicht die Details.
• Zweitens gibt es die fleißigen Dokumentator:innen, die alles mitschreiben. Sie fragen manchmal nach, um ihre Notizen zu ergänzen – damit erschöpft sich auch ihr Anteil am Meeting. Natürlich. Das ist schade, weil sie vermutlich eine Menge beizutragen hätten. Aber ständig auf ihre Notizen schauen.
• Drittens sind da die Profis, die zwar immer den Stift in der Hand haben – aber nur gelegentlich etwas notieren. Ich versuche immer, diese Kolleg:innen im Blick zu behalten. Denn wenn die etwas aufschreiben, war das gerade wichtig.
• Viertens versuchen die Restaurator:innen nach einem Gespräch die wichtigsten Punkte zu erinnern und strukturiert aufzuschreiben. Das bedeutet zwar doppelte Arbeit – für mehr Nutzen. Denn wenn du in einem Meeting aufmerksam dabei bist, kannst du dieses danach inklusive deiner Einschätzungen darstellen. Manchmal ist das hilfreicher als einfaches Notieren.

Warum wir Notizen machen (sollten)

Ein vermeintlich guter Grund, in einem Meeting oder nach einem einsamen Spaziergang mit vielen Ideen etwas zu notieren: Wir haben Angst, einen guten Gedanken oder eine Entscheidung zu vergessen. Diese Angst ist allerdings unbegründet. Denn wenn es eine vielversprechende Idee oder eine wichtige Entscheidung waren, dann würden wir uns ohnehin daran erinnern.

In der Tat gibt es wichtigere Gründe, Dinge zu notieren. Schreiben ist unter anderem ein Bewußtwerdungsprozess: Wenn du etwas denkst, kann das richtig oder wichtig sein. Wenn du es aufschreibst, durchläuft es noch eine Menge weiterer Gehirnareale und wird dort geprüft, weiterentwickelt, zusammengefasst und schließlich auch gespeichert. Du kennst das aus der Schule oder dem Studium: Die Stichpunkte, die du irgendwann auf deinen Spickzettel geschrieben hast, konntest du ohnehin auswendig – und der Spickzettel konnte in der Tasche bleiben. Problematisch in meinen Prüfungen war immer das Wissen, das ich NICHT vorher notiert hatte.

Ein weiterer, wichtiger Grund für das Notieren ist „Dokumentation“: Wenn eine Entscheidung später angezweifelt wird, ist es gut, sie noch einmal in den Notizen nachschlagen zu können. Das ändert zwar selten etwas daran, dass sie dann doch geändert wird. Aber du bist zumindest moralisch im Recht 😉

Notizen sind auch eine Dokumentation fürs eigene ICH. Wenn ich mir meine Notizen aus dem Urlaub oder die ersten Ideen für ein Seminar oder Buch anschaue, fühle ich noch einmal die Grund-Idee. Diese hat sich zwar weiterentwickelt – doch es ist gut, an diese Wurzeln zurückzukehren.

Und dann bringt Notierens eine Gewichtung in die Gedanken: Was ist relevant genug, notiert zu werden? Falls du nicht zu den Dokumentator:innen gehörst, wirst du nur die wichtigsten Punkte notieren. Und siehe da: Schon die Frage, WAS du notieren wirst, ist der Leitfaden durch den Sinn eines Meetings oder einer Produktidee. Wer es in einem dreistündigen Meeting nichts zu notieren gibt, spricht das nicht für das Meeting.

Dann gibt es noch dieses Zitat:

Charles-Maurice de Talleyrand-Périgord, französischer Diplomat während der Revolution„Diplomaten ärgern sich nie. Sie machen sich Notizen“

Was Talleyrand-Périgord damit sagen will: Mit einer Notiz signalisierst du dir (und auch den anderen) den Wunsch, das gerade Gesagte oder Gedachte noch einmal einer genaueren Betrachtung zu unterziehen. Mit allen Konsequenzen.

Bringen wir all diese Gründe auf einen einfachen Punkt: Notizen heben die wichtigen über die unwichtigen Gedanken. Logischerweise notiere ich in Meetings, unterwegs und auch während der Schreibarbeit.

Den ganzen Tag notieren

Leider notieren wir meist nur in Meetings. In diesen ist es offensichtlich, dass Dinge verschriftlicht werden müssen. Allerdings hört damit die Kunst des Notierens nicht auf:

• Wenn du joggen warst und dabei gute Gedanken hattest – schreibst du sie auf?
• Was ist mit den Ergebnissen eines Gesprächs unter Freunden? Wir sind von schlauen Leuten umgeben – und vergessen viel zu schnell, was sie gesagt haben.
• Hast du ein Lieblings-Projekt wie hier mein Schreibprojekt? Jede Idee dazu solltest du dir notieren. Sonst ist sie weg.

Für all das gibt es Tagebücher, das Journaling und natürlich Swipe Files. Und was noch sagen will: Alles hier, gilt zwar für Meetings-Notes. Aber auch für die anderen Gedanken und Entscheidungen in unserem Leben wollen erinnert werden.

Herausforderungen beim Notieren

Bevor ich mich mit der Theorie des Notierens beschäftigt habe, war mir nicht klar, was man falsch machen kann. Nun weiß ich, wie schwer es ist, gute Notizen zu machen.

Das liegt an vier Herausforderungen – die leider nicht mit einer einzigen Notiz-Technik bewältigt werden können:

1. Das Richtige notieren

Was ist das Notierenswerte in einem Meeting? Welche Gedanken möchte ich aufschreiben – welche nicht? Das ist eine Gratwanderung zwischen „zu viel“ und „zu wenig“. Hier eine Liste, die dir vielleicht hilft, das Wichtige vom Überflüssigen zu trennen. Ich schlage vor, du notierst:

• Fakten, weil es wichtig ist, sich an diese zu erinnern
• Entscheidungen, weil ihr Wortlaut manchmal später wichtig wird
• Kommentierungen deiner inneren Stimme. Also: Was sagt dein Bauchgefühl?
• ToDos, die du nachher noch bearbeiten musst/willst

Alles andere ist wie das Polstermaterial im Paket vom Online-Shop: Es sorgt dafür, dass nichts kaputtgeht – doch letztlich ist es Abfall. Auch, wenn das unser ökologisches Grundbewusstsein ärgert.

Übrigens: Es ist auf jeden Fall hilfreich, wenn du im Laufe deines Tages (und natürlich besonders in Meetings) immer wieder über Fakten, Entscheidungen, Kommentierungen und ToDo nachdenkst.

2. Richtig notieren

Weiter unten stelle ich dir z.B. de Cornell-Methode vor, um deine Notizen zu organisieren. Diese ist hilfreich, wie auch andere Methoden. Doch das reicht nicht! Ich denke, wir professionelle Schreiber:innen können mehr daraus machen:

• Schreibe keine Sätze! Nur Stichwörter.
• Schreibe leserlich. Das fällt mir besonders schwer.
• Überarbeite nach dem Meeting deine Notizen und streiche vielleicht dreißig Prozent. Wenn du heute mit professionellen Notizen beginnst, übertrage zum Training mindestens zwei Wochen lang ALLE Notizen noch einmal vollständig auf ein anderes Blatt oder ein Tagebuch.
• Kennzeichne z.B. Fakten, Entscheidungen, Kommentierungen und ToDos mit unterschiedlichen Icons, Farben oder sonst wie. Hierfür gibt es in der Bullet Journal Methode gute Ansätze.

Digital oder per Hand notieren? Meine Antwort: per Hand. Erstens wirst du dir dann das Notierte besser merken (und gar nicht mehr draufschauen müssen). Und zweitens sind Menschen in Meetings hinter einem Notebook teilweise anwesend.

Außerdem zwingt uns die digitale Welt in ihre meist engen Leitplanken der Funktionen und Möglichkeiten. Mit einem Stift und einem Notizbuch hast du alle Freiheiten. Was dich natürlich nicht davor schützt, ab und an deine Notizen nachträglich zu digitalisieren. Doch auch das ist eine Arbeit, die die dahinter liegenden Gedanken nur besser machen kann.

Wobei ich gerne zugebe, dass ich viele Notizen trotzdem in mein Evernote schreibe. Vor allem dann, wenn ich die Infos durchsuchbar und schnell zugänglich haben möchte und daran weiter arbeiten will.

3. Notizen wiederfinden

Das ist ein Thema, bei dem ein digitales Notizbuch wie Evernote jedem handschriftlichen Verfahren überlegen ist. Leider.

Ich kenne zwei Möglichkeiten, handschriftliche Notizen so zu organisieren, dass wir sie wiederfinden:

• Das Prinzip eines Bullet Journals ist offline und sagenhaft gut organisiert: Du nimmst ein Heft oder Notizbuch und machst an den Anfang ein handschriftliches Inhaltsverzeichnis und schreibst bei jeder neuen Seite unten eine Seitenzahl hin. Das klingt zwar alles andere als perfekt. Doch es funktioniert.
• Natürlich ist es auch hilfreich, handschriftliche Notizen einzuscannen und mit Tags oder kurzen digitalen Ergänzungen in ein Evernote einzubinden. Doch das benötigt Nacharbeit. Gerade das ist allerdings angesichts der Wichtigkeit des Themas hilfreich.

Und Hand aufs Herz: In 90 Prozent unserer Notizen schauen wir ohnehin nicht mehr rein (was ein Fehler ist, siehe nächsten Punkt).