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Die Kunst, gute Notizen zu machen

Wir machen Notizen, weil uns etwas wichtig erscheint und wir es uns merken wollen. So einfach ist das – und doch so schwer. Denn wer die wichtigen Dinge nicht richtig notiert, wird sie gerade deshalb nicht mehr erinnern.

Notizen machen.
Es geht nicht darum, alles zu notieren. Sondern das Wichtigste – und vor allem Deinen Blick auf die Situation.

Welche Notiz-Typen gibt es?

In Meetings können wir mindestens drei verschiedene Notiz-Typen treffen, die sich grundlegend voneinander unterscheiden:

  • Da sind erstens die Elefanten, die sich offenbar alles merken können und nichts aufschreiben. Oft sind sie sehr präsent und bringen das Meeting voran. Aber frage sie nachher nicht, was besprochen wurde… Zwar bleiben die Kernfragen in ihrer Erinnerung – aber nicht die Details.
  • Dann sind da zweitens die fleißigen Helferlein, die möglichst viel notieren. Um die mache ich mir immer ein wenig Sorgen, denn ich kann nur ahnen, wie viel Zeit sie nach dem Meeting benötigen, um all das Wissen zu organisieren. Häufig schaffen sie diese Großleistung –  und du bekommt noch Monate später zu hören, dass in diesem Detail aber am 28. Mai eine andere Entscheidung getroffen wurde…
  • Und schließlich gibt es die Profis, die fast immer den Stift in der Hand haben – aber nur hin und wieder etwas notieren. Diese Kolleg:innen beobachte ich sehr gerne. Denn wenn sie etwas aufschreiben, wurde gerade etwas Wichtiges gesagt.

Ich selbst agiere wohl meist wie ein Elefant, bin sehr froh, wenn zwei/drei Helferlein im Raum sind und wäre gerne ein Profi. Übrigens: Wenn es um Coaching- oder Therapie-Gespräche geht, gehöre ich zu der vierten Gruppe, den Nachsitzern. Während einer Sitzung mit Klienten bin ich voll und ganz da und will keinen Stift in der Nähe haben – aber in etwa fünf bis zehn Minuten direkt danach, notiere ich mir die wichtigsten Stichwörter. Meist ist das sogar hilfreicher als es ein ständiges Notieren wäre.

Warum wir Notizen machen (sollten)

Ein vermeintlich guter Grund, in einem Meeting oder nach einem einsamen Spaziergang mit vielen Ideen etwas zu notieren ist: Wir haben Angst, einen guten Gedanken oder eine Entscheidung zu vergessen. Diese Angst ist eigentlich unbegründet. Denn wenn es eine gute Idee oder eine wichtige Entscheidung war, dann würden wir uns ohnehin daran erinnern.

Es gibt wichtigere Gründe, Dinge zu notieren. Zum Beispiel, dass Schreiben ganz grundsätzlich ein Bewußtwerdungsprozess ist: Wenn du etwas denkst, kann das richtig oder wichtig sein. Wenn du es aufschreibst, durchläuft es noch eine Menge weiterer Gehirnareale und wird dort geprüft, weiterentwickelt, zusammengefasst und schließlich auch gespeichert. Du kennst das auch aus der Schule oder dem Studium, oder? Die Stichpunkte, die du am Ende auf deinen Spickzettel geschrieben hast, konntest du auswendig – und der Spickzettel konnte in der Tasche bleiben. Was ich immer nicht konnte, waren die Dinge, die ich mir vorher NICHT notiert hatte.

Ein weiterer, wichtiger Grund für das Notieren ist ihre „Dokumentation“: Wenn eine Entscheidung später angezweifelt wird, ist es gut, sie noch einmal in den Notizen nachschlagen zu können. Das ändert zwar selten etwas daran, dass sie dann doch geändert wird. Aber du bist zumindest moralisch im Recht 😉

Notizen sind auch eine Dokumentation fürs eigene ICH. Wenn ich mir meine Notizen aus dem Urlaub oder die ersten Ideen für ein Seminar oder Buch anschaue, fühle ich mich schnell in die Grund-Idee ein. Diese hat sich zwar weiterentwickelt – doch es ist vielleicht auch gut, an die Wurzeln zurückzukehren.

Und dann ist da noch der Prozess des Notierens, der eine Gewichtung in die Gedanken bringt: Was ist wichtig genug, notiert zu werden? Falls du nicht zu den Helferlein gehörst, wirst du nur die wichtigsten Punkte notieren. Und siehe da: Schon die Frage, was du notieren wirst, ist ein untrüglicher Leitfaden durch den Sinn und Unsinn eines Meetings oder einer Produktidee. Wer nach einem Meeting von drei Stunden ohne Notizen herausgeht, hat vermutlich und offensichtlich nichts davon mitgenommen.

Ach ja, dann gibt es noch dieses Zitat:

„Diplomaten ärgern sich nie. Sie machen sich Notizen“

Charles-Maurice de Talleyrand-Périgord, französischer Diplomat während der Revolution

Was Talleyrand-Périgord damit sagen will: Mit einer Notiz signalisierst du dir (und auch den anderen) den Wunsch, das gerade Gesagte oder Gedachte noch einmal einer genaueren Betrachtung zu unterziehen. Mit allen Konsequenzen.

Allgemeines Gedankensammeln

Leider notieren wir meist nur in Meetings. Da ist es offensichtlich, dass Dinge verschriftlicht werden müssen. Allerdings hört damit die Kunst des Notierens nicht auf:

  • Wenn du joggen warst und dabei gute Gedanken hattest – wie schreibst du die wohin?
  • Was ist mit den Ergebnissen eines Gesprächs unter Freunden? Wir sind von schlauen Leuten umgeben – und vergessen viel zu schnell, was sie gesagt haben.
  • Hast du ein Lieblings-Projekt (bei mir ist das der Blog hier und mein Karmahacking)? Wenn dir dazu etwas einfällt – wo kommt das hin? Was wird notiert? Und wie?

Was ich damit sagen will: Was ich hier aufschreibe, gilt natürlich für Meetings-Notes. Aber auch für die anderen Gedanken und Entscheidungen, die wir in unserem Leben erinnern wollen.

Herausforderungen beim Notieren

Es gibt viele gute Gründe, zu notieren. Für manche meiner Leser ist das vielleicht keine Sache, die ihnen schwerfällt. Doch die haben diesen Artikel ohnehin nicht bis hierher gelesen. Obwohl es vielleicht besser wäre. Denn bevor ich mich mit der Theorie des Notierens beschäftigt habe, hatte ich noch gar nicht gewusst, was man alles falsch machen kann. Denn es ist nicht einfach, gute Notizen zu machen.

Das liegt an den vier gar nicht einfachen Herausforderungen – die leider nicht mit einer einzigen Notiz-Technik bewältigt werden können:

Das Richtige notieren

Was ist das Notierenswerte in einem Meeting? Welche Gedanken will ich aufschreiben – welche nicht? Das ist eine Gratwanderung zwischen „zu viel“ und „zu wenig“. Hier eine kleine Liste, die dir vielleicht hilft, das Wichtige vom Überflüssigen zu trennen. Ich schlage vor, du notierst:

  • Fakten, weil es wichtig ist, sich an diese zu erinnern.
  • Entscheidungen, weil ihr Wortlaut manchmal noch entscheidender ist.
  • Kommentierungen deiner inneren Stimme. Also: Was sagt dein Bauchgefühl?
  • ToDos, die du nachher noch bearbeiten musst/willst.

Alles andere ist wie das Polstermaterial in Amazon-Paketen: Es sorgt dafür, das nichts kaputtgeht – aber nach dem Öffnen kommt es in den Abfall. Auch, wenn das unser ökologisches Grundbewusstsein ärgert.

Übrigens: Es ist natürlich so oder so hilfreich, wenn du im Laufe deines Tages (und natürlich besonders in Meetings) immer wieder über Fakten, Entscheidungen, Kommentierungen und ToDo nachdenkst. Beruflich ist das also eine gute Idee – unabhängig von den Notizen, die du dir dazu machst.

Richtig notieren

Weiter unten stelle ich dir z.B. de Cornell-Methode vor, um deine Notizen zu organisieren. Diese ist prima, wie auch viele andere Methoden. Doch so eine Methode ist nicht genug. Ich denke, wir professionelle Schreiber:innen können daraus mehr machen:

  • Schreibe keine Sätze! Nur Stichwörter.
  • Schreibe leserlich. Das fällt mir besonders schwer.
  • Überarbeite nach dem Meeting deine Notizen und streiche, was dir nicht mehr wichtig erscheint. Wenn du jetzt erst mit professionellen Notizen beginnst, übertrage zum Training mindestens zwei Wochen lang ALLE Notizen noch einmal vollständig auf ein anderes Blatt oder ein Tagebuch.
  • Kennzeichne z.B. Fakten, Entscheidungen, Kommentierungen und ToDos mit unterschiedlichen Icons, Farben oder sonstwie. Hierfür gibt es in der Bullet Journal Methode gute Ansätze.

Übrigens stellt sich hier die Frage „digital oder per Hand?“ Meine Antwort ist deutlich: per Hand. Erstens wirst du dir dann das Notierte besser merken (und gar nicht mehr draufschauen müssen). Und zweitens sind Menschen in Meetings hinter einem Notebook bestenfalls teilweise anwesend.

Außerdem zwingt uns die digitale Welt in ihre meist doch recht engen Leitplanken der Funktionen und Möglichkeiten. Mit einem Stift und einem Notizbuch hast du alle Freiheiten. Was dich natürlich nicht davor schützt, ab und an deine Notizen nachträglich zu digitalisieren. Doch auch das ist eine Arbeit, die die dahinter liegenden Gedanken nur besser machen kann.

Notizen wiederfinden

Das ist ein Thema, bei dem ein digitales Notizbuch wie Evernote jedem handschriftlichen Verfahren überlegen ist. Ist es vielleicht eine Lösung, mit einem Stift im iPad von Hand notieren und dann per Evernote oder einem anderen Tool wiederfinden? Für mich hat sich das noch nicht bewährt. Aber ich kenne einige Kolleg:innen, die genauso arbeiten.

Für gibt mich zwei Möglichkeiten, Notizen so zu organisieren, dass wir sie wiederfinden:

  1. Das Prinzip eines Bullet Journals ist völlig offline und sagenhaft gut organisiert. Für diesen Zweck hier gesagt: Du nimmst ein Heft oder Notizbuch und machst an den Anfang ein handschriftliches Inhaltsverzeichnis und schreibst bei jeder neuen Seite unten eine Seitenzahl hin. Das klingt zwar alles andere als perfekt. Doch, ehrlich gesagt: Haben wir ja nicht derartig viele wichtige Meetings und Ideen, als dass wir diese nicht auf diese Weise organisieren könnten.
  2. Natürlich ist es auch absolut sinnvoll, handschriftliche Notizen einzuscannen und mit Tags oder kurzen digitalen Ergänzungen in ein Evernote einzubinden. Wie gesagt: Das benötigt Nacharbeit. Doch diese ist angesichts der Wichtigkeit des Themas durchaus hilfreich.

Und Hand aufs Herz: In 90 Prozent unserer Notizen schauen wir ohnehin nicht mehr rein (was ein Fehler ist, siehe nächsten Punkt).

Notizen als Inspiration

Auch so eine Erfahrung, die ich in meiner Zeit mit einem sorgsam gepflegten Bullet Journal machen durfte – und dich ich behalten habe: Gut gemachte Notizen sind für uns so etwas wie die Fotoalben unserer Eltern: sie berühren und inspirieren uns.

Das ist natürlich wieder ein zusätzlicher Aufwand. Doch nimm einmal deine Notizen von vergangener Woche, vergangenem Monat und dem vergangenen Jahr zur Hand. Blättere zehn Minuten darin – und versuche dann, das Notizbuch zur Seite zu legen. Es wird dir nicht gelingen. Denn damit besuchst du deine jeweils wichtigsten Gedanken und bemerkst, welche du wieder aufgreifen und welche glücklicherweise unnötig waren.

Leider versuchen wir jeden Tag die Welt völlig neu zu erfinden. Wenn wir aber ein Notizbuch mit unseren wichtigen Gedanken haben, ist das unnötig. Denn wir hatten schon gute Gedanken – und können heute darauf aufbauen.

Oder, anders gesagt: Nimm dir ab und zu Zeit und lies in deinen alten Notizen.

Tools, Techniken & Strategien für das Notieren

Natürlich gibt es eine Reihe von Ratgebern und Systemen, die auch deine Notizen in einfache Formen pressen möchten. Meine Erfahrung damit ist, dass diese sehr hilfreich sein – bis man sie beherrscht. Danach kann man die strenge Form weglassen und die hilfreichen Teile ins Leben einbauen. Das dann meist sehr dauerhaft.

Hier also einige Methoden, mit denen du Notizen machen kannst:

Cornell Methode

Cornell Methode Beispiel
So oder ähnlich kannst du ein Meeting nach der Cornwell-Methode notieren.

Dabei geht es um das strukturierte Notieren in Meetings. Das Blatt Papier wird durch Striche in drei Bereiche geteilt. Links schreibst du deine Fragen und die Überschriften des Meetings auf, rechts stehen die jeweils passenden Stichpunkte. Ganz unten werden die Ergebnisse des Meetings zusammengefasst.

Das Vorgehen ist, dass auf einem Din-A 4 Papier unter einer Überschrift diese drei Bereiche eingeteilt werden und rechts die Stichpunkte notiert werden. In der Nachbereitung werden diese dann mit den Überschriften links zusammengefasst. Und am Ende bekommt das ganze Meeting (oder die Vorlesung, um die es bei der Entwicklung dieser Methode im Jahr 1940 ging) eine Überschrift.

Das alles macht Sinn – vor allem, wenn wir über die schrittweise Reduzierung des Wissens nachdenken.

3-Spalten-Methode

3-spalten-Methode
Um sicherzugehen, dass du deine persönlichen Bemerkungen notierst: Die 3-Spalten-Methoden.

Auch eine gute Idee, die Gedanken während eines Meetings zu organisieren. Hier gibt es, ja, drei Spalten:

  • Linke Spalte: Das ist sozusagen dein Inhaltsverzeichnis. Darin sind die Tagesordnungspunkte oder die jeweiligen Überschriften der Themen.
  • Mittlere Spalte: Hierhin kommen die eigentlichen Notizen. Was lustig ist, denn das sind (nach Abzug der linken und rechten Spalte) gar nicht so viele. Eben die Fakten und die Entscheidungen.
  • Rechte Spalte: Hier ist Platz für dein Ego. Ja, im Ernst. Was hälst du davon? Welche Tasks leitest du ab? Und wie willst du mit dem Gesagten umgehen? Vermutlich ist das der wichtigste Teil in diesem Protokoll.

Die Idee ist klar: Wenn wir den Plan, das Gesagte und unsere Kommentierung sauber trennen, bekommen wir eine sehr genaue Analyse des Meetings und können diese perfekt archivieren.

Mindmap

Damit verlassen wir den „analogen“ Raum eines Notizbuches und betreten die Welt der digitalen Tools. Denn eine MindMap lässt sich – meines Wissens – sinnvoll nur digital erstellen.

Wenn du als ohnehin dein Notebook (weil du es musst, oder weil du unhöflich bist) offen stehen hast, dann kannst du auch eine MindMap aus dem Meeting bauen.

Ich selbst habe das noch nie probiert – andere schwärmen davon.

Die Bullet Journal Methode

Das ist streng genommen keine Methode, um Notizen zu machen, sondern um ein ganzes Leben zu organisieren. Und es ist eine der besten, die ich kenne. Die Bullet Journal Methode ist so etwas wie das Notizheft deines Lebens und ich will gar nicht ausführlich hier darauf eingehen.

Sketchnotes / mit Farben arbeiten

Was für eine schöne Idee! Die Notizen mit Farben strukturieren und statt nur Stichwörter kleine Bilder und Icons ins Heftchen malen. Bilder sagen mehr als Worte. Und wäre es nicht schön, wenn wir in Meetings mit einem HB-Bleistift und Buntstiften ein bisschen vor uns hinmalen?

Allerdings: Das ist nicht realistisch. Wenn du nicht malen kannst, wirst du das fürs Notieren auch nicht lernen. Und ich kenne niemanden, der im Meeting sein Mäppchen aufmacht, die Buntstifte spitzt und die Farben sprechen lässt. Das ist zwar schade – aber meine Realität.

Wenn DU damit gute Erfahrungen gemacht hast, dann berichte sie mir – und ich werde diesen Teil sehr, sehr gerne vollständig anpassen.

Mein Dreamteam: Bullet Journal plus Evernote

Weiter oben habe ich ja schon geschrieben, dass ich mein Bullet Journal nicht mehr sorgfältig führe. Irgendwie ist das verloren gegangen – ich werde es #irgendwann wieder aufgreifen. Ein Heft mit den ToDos und einigen wichtigen Dokumentationen, also Notizen von Meetings und Gedankensprüngen, habe ich allerdings trotzdem immer bei mir.

Parallel dazu empfinde ich mein Evernote als so etwas wie eine externe Festplatte meines Wissens. Jede Analyse, jede digitale Notiz und auch alle eingescannten Dokumente landen dort und sind durchsuchbar. Falls also eine digitale Firma nicht pleitegehen sollte, wäre das für mich Evernote.

So lernst du die Kunst der guten Notiz

Dir empfehle ich, deinen Umgang mit Notizen nicht einem Ratgeber wie diesem hier zu entnehmen – sondern die Mechanik selbst auszuprobieren. Bedenke dabei, dass es nicht (nur) darum geht, die Realität abzubilden – sondern (auch) deinen Blick auf diese. Und probiere dann aus, wie es dir am leichtesten fällt. Dein Mantra lautet dabei: „Fakten, Entscheidungen, eigene Kommentare, ToDos in Stichworten“.

Das Schlimmste, was dir passieren kann, ist, dass du einige Blätter Papier verschmierst – aber genau deshalb präsenter in den Meetings und deinen Gedanken bist. Und schon das ist ein riesiger Gewinn.

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