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Die Kunst, gute Notizen zu machen

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Wir machen Notizen, weil uns etwas wichtig erscheint und wir es uns merken wollen. So einfach ist das – und doch so schwer. Denn wer die wichtigen Dinge nicht richtig notiert, wird sie gerade deshalb nicht mehr erinnern.

Notizen machen.
Es geht nicht darum, alles zu notieren –sondern das Wichtigste. Vor allem Deinen Blick auf die Situation.

Welcher Notiz-Typ bist du?

In Meetings und im Alltag können wir drei unterschiedliche Notiz-Typen treffen:

  • Erstens die Elefant:innen, die sich alles merken können und nichts aufschreiben. Oft sind sie sehr präsent und bringen das Meeting voran. Und ein paar Tage später wissen sie nicht mehr, was besprochen wurde… Zwar bleiben die Kernfragen in ihrer Erinnerung – aber nicht die Details.
  • Zweitens gibt es die fleißigen Dokumentator:innen, die alles mitschreiben. Sie fragen manchmal nach, um ihre Notizen zu ergänzen – aber damit erschöpft sich auch ihr Anteil am Meeting. Natürlich. Das ist schade, weil sie vermutlich eine Menge beizutragen hätten. Aber ständig auf ihre Notizen schauen.
  • Drittens sind da die Profis, die zwar immer den Stift in der Hand haben – aber nur hin und wieder etwas notieren. Ich versuche immer, diese Kolleg:innen im Blick zu behalten. Denn wenn die etwas aufschreiben, war das gerade wichtig.

Ich selbst agiere wohl meist wie ein Elefant und versuche, trotzdem einige Punkte professionell zu notieren. Ach ja, es gibt noch eine Gruppe, zu der ich zum Beispiel bei Coaching-Gespräche gehöre:

  • Viertens versuchen die Restaurator:innen nach einem Gespräch, die wichtigsten Punkte zu erinnern und strukturiert aufzuschreiben. Das bedeutet natürlich doppelte Arbeit – aber entsprechend mehr Nutzen. Denn wenn du in einem Meeting aufmerksam dabei bist, kannst du dieses danach inklusive deiner Einschätzungen darstellen. Manchmal ist das hilfreicher als einfaches Notieren.

Warum wir Notizen machen (sollten)

Ein vermeintlich guter Grund, in einem Meeting oder nach einem einsamen Spaziergang mit vielen Ideen etwas zu notieren: Wir haben Angst, einen guten Gedanken oder eine Entscheidung zu vergessen. Diese Angst ist allerdings unbegründet. Denn wenn es eine vielversprechende Idee oder eine wichtige Entscheidung war, dann würden wir uns ohnehin daran erinnern.

Es gibt andere Gründe, Dinge zu notieren. Schreiben ist unter anderem ein Bewußtwerdungsprozess: Wenn du etwas denkst, kann das richtig oder wichtig sein. Wenn du es aufschreibst, durchläuft es noch eine Menge weiterer Gehirnareale und wird dort geprüft, weiterentwickelt, zusammengefasst und schließlich auch gespeichert. Du kennst das auch aus der Schule oder dem Studium: Die Stichpunkte, die du irgendwann auf deinen Spickzettel geschrieben hast, konntest du ohnehin auswendig – und der Spickzettel konnte in der Tasche bleiben. Problematisch in meinen Prüfungen war immer das Wissen, das NICHT voher notiert hatte.

Ein weiterer, wichtiger Grund für das Notieren ist „Dokumentation“: Wenn eine Entscheidung später angezweifelt wird, ist es gut, sie noch einmal in den Notizen nachschlagen zu können. Das ändert zwar selten etwas daran, dass sie dann doch geändert wird. Aber du bist zumindest moralisch im Recht 😉

Notizen sind auch eine Dokumentation fürs eigene ICH. Wenn ich mir meine Notizen aus dem Urlaub oder die ersten Ideen für ein Seminar oder Buch anschaue, fühle ich noch einmal die Grund-Idee. Diese hat sich zwar weiterentwickelt – doch es ist vielleicht auch gut, an die Wurzeln zurückzukehren.

Und dann bringt Notierens eine Gewichtung in die Gedanken: Was ist relevant genug, notiert zu werden? Falls du nicht zu den Dokumentator:innen gehörst, wirst du nur die wichtigsten Punkte notieren. Und siehe da: Schon die Frage, WAS du notieren wirst, ist ein Leitfaden durch den Sinn und Unsinn eines Meetings oder einer Produktidee. Wer nach einem Meeting von drei Stunden ohne Notizen herausgeht, hat vielleicht nichts davon mitgenommen.

Ach ja, dann gibt es noch dieses Zitat:

„Diplomaten ärgern sich nie. Sie machen sich Notizen“

Charles-Maurice de Talleyrand-Périgord, französischer Diplomat während der Revolution

Was Talleyrand-Périgord damit sagen will: Mit einer Notiz signalisierst du dir (und auch den anderen) den Wunsch, das gerade Gesagte oder Gedachte noch einmal einer genaueren Betrachtung zu unterziehen. Mit allen Konsequenzen.

Den ganzen Tag notieren

Leider notieren wir meist nur in Meetings. Da ist es offensichtlich, dass Dinge verschriftlicht werden müssen. Allerdings hört damit die Kunst des Notierens nicht auf:

  • Wenn du joggen warst und dabei gute Gedanken hattest – wie schreibst du die wohin?
  • Was ist mit den Ergebnissen eines Gesprächs unter Freunden? Wir sind von schlauen Leuten umgeben – und vergessen viel zu schnell, was sie gesagt haben.
  • Hast du ein Lieblings-Projekt (bei mir ist das der Blog hier und mein Karmahacking)? Wenn dir dazu etwas einfällt – wo kommt das hin? Was wird notiert? Und wie?

Dafür gibt es natürlich auch Tagebücher, das Journaling und natürlich Swipe Files. Was ich allerdings damit sagen will: Was ich hier aufschreibe, gilt zwar für Meetings-Notes. Aber auch für die anderen Gedanken und Entscheidungen in unserem Leben wollen erinnert werden.

Herausforderungen beim Notieren

Bevor ich mich mit der Theorie des Notierens beschäftigt habe, war mir nicht klar, was man falsch machen kann. Nun weiß ich, wie schwer es ist, gute Notizen zu machen.

Das liegt an den vier gar nicht Herausforderungen – die leider nicht mit einer einzigen Notiz-Technik bewältigt werden können:

1. Das Richtige notieren

Was ist das Notierenswerte in einem Meeting? Welche Gedanken möchte ich aufschreiben – welche nicht? Das ist eine Gratwanderung zwischen „zu viel“ und „zu wenig“. Hier eine Liste, die dir vielleicht hilft, das Wichtige vom Überflüssigen zu trennen. Ich schlage vor, du notierst:

  • Fakten, weil es wichtig ist, sich an diese zu erinnern
  • Entscheidungen, weil ihr Wortlaut manchmal noch entscheidender ist
  • Kommentierungen deiner inneren Stimme. Also: Was sagt dein Bauchgefühl?
  • ToDos, die du nachher noch bearbeiten musst/willst

Alles andere ist wie das Polstermaterial in Amazon-Paketen: Es sorgt dafür, das nichts kaputtgeht – doch letztlich ist es Abfall. Auch, wenn das unser ökologisches Grundbewusstsein ärgert.

Übrigens: Es ist so oder so hilfreich, wenn du im Laufe deines Tages (und natürlich besonders in Meetings) immer wieder über Fakten, Entscheidungen, Kommentierungen und ToDo nachdenkst.

2. Richtig notieren

Weiter unten stelle ich dir z.B. de Cornell-Methode vor, um deine Notizen zu organisieren. Diese ist hilfreich, wie auch andere Methoden. Doch das reicht nicht! Ich denke, wir professionelle Schreiber:innen können mehr daraus machen:

  • Schreibe keine Sätze! Nur Stichwörter.
  • Schreibe leserlich. Das fällt mir besonders schwer.
  • Überarbeite nach dem Meeting deine Notizen und streiche, was dir nicht mehr wichtig erscheint. Wenn du jetzt erst mit professionellen Notizen beginnst, übertrage zum Training mindestens zwei Wochen lang ALLE Notizen noch einmal vollständig auf ein anderes Blatt oder ein Tagebuch.
  • Kennzeichne z.B. Fakten, Entscheidungen, Kommentierungen und ToDos mit unterschiedlichen Icons, Farben oder sonst wie. Hierfür gibt es in der Bullet Journal Methode gute Ansätze.

Übrigens stellt sich hier die Frage „digital oder per Hand?“ Meine Antwort ist deutlich: per Hand. Erstens wirst du dir dann das Notierte besser merken (und gar nicht mehr draufschauen müssen). Und zweitens sind Menschen in Meetings hinter einem Notebook teilweise anwesend.

Außerdem zwingt uns die digitale Welt in ihre meist engen Leitplanken der Funktionen und Möglichkeiten. Mit einem Stift und einem Notizbuch hast du alle Freiheiten. Was dich natürlich nicht davor schützt, ab und an deine Notizen nachträglich zu digitalisieren. Doch auch das ist eine Arbeit, die die dahinter liegenden Gedanken nur besser machen kann.

3. Notizen wiederfinden

Das ist ein Thema, bei dem ein digitales Notizbuch wie Evernote jedem handschriftlichen Verfahren überlegen ist. Wer nicht mit einem Stift schreibt, der gleichzeitig digitalisiert, hat häufig Nacharbeiten.

Ich kenne zwei Möglichkeiten, Notizen so zu organisieren, dass wir sie wiederfinden:

  1. Das Prinzip eines Bullet Journals ist offline und sagenhaft gut organisiert: Du nimmst ein Heft oder Notizbuch und machst an den Anfang ein handschriftliches Inhaltsverzeichnis und schreibst bei jeder neuen Seite unten eine Seitenzahl hin. Das klingt zwar alles andere als perfekt. Doch es funktioniert.
  2. Natürlich ist es auch hilfreich, handschriftliche Notizen einzuscannen und mit Tags oder kurzen digitalen Ergänzungen in ein Evernote einzubinden. Doch das benötigt Nacharbeit. Gerade das ist allerdings angesichts der Wichtigkeit des Themas hilfreich.

Und Hand aufs Herz: In 90 Prozent unserer Notizen schauen wir ohnehin nicht mehr rein (was ein Fehler ist, siehe nächsten Punkt).

4. Notizen als Inspiration

Auch so eine Erfahrung, die ich in meiner Zeit mit einem sorgsam gepflegten Bullet Journal machen durfte – und dich ich behalten habe: Gut gemachte Notizen sind für uns so etwas wie die Fotoalben unserer Eltern: sie berühren und inspirieren uns.

Natürlich ist das wieder ein zusätzlicher Aufwand. Doch nimm einmal deine Notizen von vergangener Woche, vergangenem Monat und dem vergangenen Jahr zur Hand. Blättere zehn Minuten darin – und spüre nach. Es wird sich wichtig anfühlen, was du gerade machst. Denn damit besuchst du deine jeweils wichtigsten Gedanken und bemerkst, welche du wieder aufgreifen und welche glücklicherweise unnötig waren.

Leider versuchen wir jeden Tag die Welt völlig neu zu erfinden. Wenn wir aber ein Notizbuch mit unseren wichtigen Gedanken haben, ist das unnötig. Denn wir hatten schon gute Gedanken – und können heute darauf aufbauen.

Oder, anders gesagt: Nimm dir ab und zu Zeit und lies in deinen alten Notizen.

Tools, Techniken & Strategien für das Notieren

Natürlich gibt es eine Reihe von Ratgebern und Systemen, die auch deine Notizen in einfache Formen pressen möchten. Meine Erfahrung damit ist, dass diese hilfreich sind – bis man sie beherrscht. Danach kann man die strenge Form weglassen und es genügt, die hilfreichen Teile ins Leben einbauen. Das dann meist sehr dauerhaft.

Cornell Methode

Cornell Methode Beispiel
So oder ähnlich kannst du ein Meeting nach der Cornwell-Methode notieren.

Das Blatt Papier wird durch Striche in drei Bereiche geteilt.

  • Links schreibst du deine Fragen und die Überschriften des Meetings auf,
  • rechts stehen die jeweils passenden Stichpunkte.
  • Ganz unten werden die Ergebnisse des Meetings zusammengefasst.

Das Vorgehen ist, dass auf einem Din-A 4 Papier unter einer Überschrift diese drei Bereiche eingeteilt werden und rechts die Stichpunkte notiert werden. In der Nachbereitung werden diese dann mit den Überschriften links zusammengefasst. Und am Ende bekommt das ganze Meeting (oder die Vorlesung, um die es bei der Entwicklung dieser Methode im Jahr 1940 ging) eine Überschrift.

Das alles macht Sinn – vor allem, wenn wir über die schrittweise Reduzierung des Wissens nachdenken.

3-Spalten-Methode

3-spalten-Methode
Um sicherzugehen, dass du deine persönlichen Bemerkungen notierst: Die 3-Spalten-Methoden.

Auch eine gute Idee, die Gedanken während eines Meetings zu organisieren. Hier gibt es, ja, drei Spalten:

  • Linke Spalte: Das ist sozusagen dein Inhaltsverzeichnis. Darin sind die Tagesordnungspunkte oder die jeweiligen Überschriften der Themen.
  • Mittlere Spalte: Hierhin kommen die eigentlichen Notizen. Was lustig ist, denn das sind (nach Abzug der linken und rechten Spalte) gar nicht so viele. Eben die Fakten und die Entscheidungen.
  • Rechte Spalte: Hier ist Platz für dein Ego. Ja, im Ernst. Was hälst du davon? Welche Tasks leitest du ab? Und wie willst du mit dem Gesagten umgehen? Vermutlich ist das der wichtigste Teil in diesem Protokoll.

Die Idee ist klar: Wenn wir den Plan, das Gesagte und unsere Kommentierung sauber trennen, bekommen wir eine sehr genaue Analyse des Meetings und können diese perfekt archivieren.

Mindmap

Damit verlassen wir den „analogen“ Raum eines Notizbuches und betreten die Welt der digitalen Tools. Denn eine MindMap lässt sich – meines Wissens – sinnvoll nur digital erstellen.

Wenn du als ohnehin dein Notebook (weil du es musst, oder weil du unhöflich bist) offen stehen hast, dann kannst du auch eine MindMap aus dem Meeting bauen.

Ich selbst habe das noch nie probiert – andere schwärmen davon.

Die Bullet Journal Methode

Das ist streng genommen keine Methode, um Notizen zu machen, sondern um ein ganzes Leben zu organisieren. Und es ist eine der besten, die ich kenne. Die Bullet Journal Methode ist so etwas wie das Notizheft deines Lebens und ich möchte gar nicht ausführlich hier darauf eingehen.

Sketchnotes / mit Farben arbeiten

Was für eine schöne Idee! Die Notizen mit Farben strukturieren und statt nur Stichwörter kleine Bilder und Icons ins Heftchen malen. Bilder sagen mehr als Worte. Und wäre es nicht schön, wenn wir in Meetings mit einem HB-Bleistift und Buntstiften ein wenig vor uns hinmalen?

Allerdings: Das ist nicht realistisch. Wenn du nicht malen kannst, wirst du das fürs Notieren auch nicht lernen. Und ich kenne niemanden, der im Meeting sein Mäppchen aufmacht, die Buntstifte spitzt und die Farben sprechen lässt. Das ist zwar schade – aber meine Realität.

Wenn DU damit gute Erfahrungen gemacht hast, dann berichte sie mir – und ich werde diesen Teil sehr, sehr gerne vollständig anpassen.

Sonderfall „digitale Notizen“

Wie auch immer deine Methode, Notizen zu machen, sein wird: Es könnte sinnvoll sein, diese Notizen digital zu machen. Es gibt einige Gründe, die dagegen sprechen (siehe oben). Doch ich will dir ja nicht vorschreiben, wie du arbeitest!

Und weil ich in den vergangenen Jahren einiges ausprobiert habe, hier einige Punkte:

  • Bleibe bei einem Tool: Notizen machen nur dann Sinn, wenn wir sie wiederfinden. Und wenn du ab und an dein Tool nutzt, dann hilft dir keine Suchfunktion des Betriebssystems, deine Notizen wirklich wieder gut zu finden. Vor allem, wenn du sie möglicherweise mit dem Stift auf dem Tablet gemacht hast.
  • Bereite sie immer (!) nach: Das gilt viel stärker für digitale Notizen als für analoge. Denn am Tablet oder am Notebook sind wir lässiger. Leider führt das zu ungenauen Aufzeichnungen. Deshalb solltest du dir nach einem Meeting deine Notizen immer noch einmal durchgehen.
  • Dokumentiere nicht: Es geht ausdrücklich NICHT darum ein Meeting oder einen Vortrag zu dokumentieren. „Notieren“ heißt, die richtigen Informationen zu bewerten und für die eigene Zukunft zu speichern. Es braucht also nicht alles – aber alles, das du notierst, muss bewertet werden.
  • Nimm am Meeting teil: Digitale Tools fordern immer mehr Aufmerksamkeit von uns als ein Stück Papier und ein Stift. Selbst, wenn du gerade nicht online bist. Vor allem aber, wenn du nebenher noch E-Mail liest oder etwas recherchierst. Merke: Es gibt kein Multitasking. Schon gar nicht in Meetings.

Mein Dreamteam: Bullet Journal plus Evernote

Weiter oben habe ich ja schon geschrieben, dass ich mein Bullet Journal nicht mehr sorgfältig führe. Irgendwie ist das verloren gegangen – ich werde es #irgendwann wieder aufgreifen. Ein Heft mit den ToDos und einigen wichtigen Dokumentationen, also Notizen von Meetings und Gedankensprüngen, habe ich allerdings trotzdem immer bei mir.

Parallel dazu empfinde ich mein Evernote als so etwas wie eine externe Festplatte meines Wissens. Jede Analyse, jede digitale Notiz und auch alle eingescannten Dokumente landen dort und sind durchsuchbar. Falls also eine digitale Firma nicht pleitegehen sollte, wäre das für mich Evernote.

So lernst du die Kunst der guten Notiz

Dir empfehle ich, deinen Umgang mit Notizen nicht einem Ratgeber wie diesem hier zu entnehmen – sondern die Mechanik selbst auszuprobieren. Bedenke dabei, dass es nicht (nur) darum geht, die Realität abzubilden – sondern (auch) deinen Blick auf diese. Und probiere dann aus, wie es dir am leichtesten fällt. Dein Mantra lautet dabei: „Fakten, Entscheidungen, eigene Kommentare, ToDos in Stichworten“.

Das Schlimmste, was dir passieren kann, ist, dass du einige Blätter Papier verschmierst – aber genau deshalb präsenter in den Meetings und deinen Gedanken bist. Und schon das ist ein riesiger Gewinn.

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